Регламент аппарата акима Восточно-Казахстанской области icon

Регламент аппарата акима Восточно-Казахстанской области



НазваниеРегламент аппарата акима Восточно-Казахстанской области
страница1/3
Дата конвертации09.01.2013
Размер0.5 Mb.
ТипРегламент
источник
  1   2   3




Приложение

к постановлению

Восточно-Казахстанского

областного акимата

от 02 декабря 2008 года

№ 215


Утвержден

постановлением

Восточно-Казахстанского

областного акимата

от 02 декабря 2008 года

№ 215


Регламент

аппарата акима Восточно-Казахстанской области


1. Общие положения


1. Настоящий регламент определяет вопросы организации и внутреннего порядка деятельности аппарата акима Восточно-Казахстанской области (далее – аппарат).

2. Аппарат является государственным учреждением, обеспечивающим деятельность акимата и акима области.

3. Аппарат образуется, упраздняется и реорганизуется акиматом области.

Положение об аппарате, его структура утверждается акиматом области.

4. Аппарат в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, Законами Республики Казахстан «О местном государственном управлении и самоуправлении в Республике Казахстан», «О государственной службе», «Об административных процедурах», иными законодательными и нормативными правовыми актами Республики Казахстан, а также настоящим Регламентом.

Организационное обеспечение руководством аппарата возлагается на руководителя аппарата.


^ 2. Планирование работы


5. Работа аппарата осуществляется в соответствии с текущим планированием.

Текущее планирование состоит из годовых и квартальных планов работы аппарата, а также его подразделений.

6. Отделы аппарата разрабатывают планы работы на предстоящий квартал, которые утверждаются руководителем аппарата не позднее 25-го числа последнего месяца предыдущего квартала. Копии планов работы отделов аппарата в этот же срок представляются в организационно-инспекторский отдел для свода плана аппарата на соответствующий квартал.

Отделами аппарата ежеквартально представляется информация о ходе реализации текущих планов на имя руководителя аппарата. Ведение планирования в отделах возлагается заведующими на одного из специалистов. Ответственность за состояние дел по планированию работы отделов несут заведующие отделами. По требованию акима области, заместителей акима области, руководителя аппарата, его заместителей информация по исполнению отделами ежеквартальных планов может предоставляться в иные сроки как устно, так и в письменном виде.


^ 3. Порядок подготовки и проведения заседаний, совещаний

и других мероприятий


7. Перечень вопросов для рассмотрения на заседаниях акимата области составляется организационно-инспекторским отделом на полугодие не позднее пятнадцати дней до начала очередного полугодия по предложениям акима области, заместителей акима области, руководителя аппарата, первых руководителей исполнительных органов, финансируемых из местного бюджета, первых руководителей территориальных подразделений центральных исполнительных органов, заведующих отделами аппарата.

Перечень вопросов, планируемых к рассмотрению на заседаниях акимата области, утверждается распоряжением акима области. Утвержденный перечень рассылается всем заинтересованным государственным органам.

8. Порядок подготовки и проведения заседаний акимата области определяется регламентом акимата.

8-1. Для обеспечения системной и плановой работы по проведению областных совещаний, упорядочения взаимодействия с акимами городов и районов определить:

понедельник – днем проведения аппаратных совещаний;

вторник – участие в республиканских совещаниях в селекторном режиме, вторая половина дня – проведение заседаний областного акимата;

в иные дни недели совещания с участием акимов городов и районов могут проводиться по инициативе акима области либо по согласованию с ним.

Также в иные дни недели заместители акима области вправе проводить совещания с участием заместителей акимов городов и районов, курирующих соответствующие отрасли.

8-2. Приглашение акимов городов и районов на областные совещания и мероприятия осуществлять только по согласованию с акимом области.

9. Организация официальных мероприятий с участием акима области осуществляется отделом аппарата, ответственным за проведение данного мероприятия, под руководством заместителей акима области, курирующих данный вопрос, руководителя аппарата, с участием заинтересованных государственных органов области.

10. Совещания, заседания и другие мероприятия, проводимые областным акиматом, аппаратом акима области являются открытыми и ведутся на государственном и русском языках.

11. По инициативе акима области, заместителей акима области, руководителя аппарата совещания, заседания и другие мероприятия, проводимые областным акиматом, аппаратом акима области, могут быть объявлены закрытыми.

12. Совещания, заседания, встречи и другие мероприятия областного уровня проводит аким области, либо при его отсутствии лицо, исполняющее обязанности акима области. В отдельных случаях, при рассмотрении отраслевых вопросов, возможно проведение областных мероприятий под руководством заместителей акима области, курирующих соответствующую отрасль в соответствии с распределением обязанностей.

12-1. При необходимости совещания, заседания и другие мероприятия проводятся в режиме аудио/видеоконференции в следующем порядке:

отдел аппарата акима области, ответственный за проведение совещания:

своевременно извещает о планируемых совещаниях с использованием оборудования видеоконференцсвязи (далее – ВКС) специалистов, ответственных за поддержку ВКС, и всех участников совещания не позднее чем за 1 сутки до начала совещания;

определяет состав участников ВКС.

Специалисты, ответственные за поддержку ВКС:

устанавливают и настраивают необходимую аппаратуру для проведения ВКС;

направляют по электронной почте необходимые интернет-ссылки, имя пользователя и пароль для подключения к конференции;

проводят предварительное тестирование аудио и видео сигнала с участниками ВКС за 1 час до начала совещания, если другое время не оговорено дополнительно.

Телефоны дозвона на аудиоконференцию участники ВКС обязаны сообщить посредством программы мгновенного обмена сообщениями (аккаунт gmail), созданного и установленного в каждом аппарате акима города, района области не позднее чем за 1 час до начала заседания, совещания. После начала тестирования телефоны дозвона не изменяются.

12-2. Резервирование залов заседаний в здании аппарата акима Восточно-Казахстанской области производится путем подачи письменной заявки на имя руководителя аппарата акима области.

13. Продолжительность совещаний, заседаний не должна превышать 45-60 минут. При необходимости дальнейшее обсуждение вопросов может проводиться с участием непосредственных исполнителей и заинтересованных лиц.

14. Отделами аппарата, ответственными за проведение областных мероприятий, совместно с заинтересованными государственными органами, не позднее чем за семь календарных дней определяется список предлагаемых участников, который подлежит согласованию с курирующим заместителем акима области и руководителем аппарата, либо его заместителями. Список незамедлительно, в течение одного рабочего дня, направляется руководителям государственных органов и организаций, которые указаны в качестве докладчиков, а также руководителям структурных подразделений акимата области, к компетенции которых относятся вопросы, включенные в повестку дня.

Утвержденный список участников передается дежурному сотруднику полицейской охраны на входе в здание аппарата.

15. Участие приглашенных обеспечивается соответствующим отделом аппарата.

16. Приглашенные, участвующие в обсуждении вопросов, представляют материалы (на бумажном и электронном носителях) не позднее чем за пять календарных дней до дня его проведения в отдел аппарата, ответственный за проведение мероприятия, либо инспектору акима области, ответственному за проведение данного мероприятия. В случаях, когда мероприятия проводятся в экстренном порядке по поручению акима области, материалы могут вноситься в день его проведения.

17. Материалы участников сводятся соответствующим отделом и не позднее чем за три рабочих дня до проведения мероприятия передаются руководителю аппарата.

18. В случае несвоевременного представления материалов, а также представления их не в полном объеме и некачественно проработанными участниками областных мероприятий, отделом аппарата, ответственным за проведение данного мероприятия, за подписью руководителя аппарата (либо лица, исполняющего его обязанности) подготавливается информация на имя акима области. В данном случае может быть решен вопрос о снятии указанного вопроса с повестки дня с переносом на более позднюю дату. Ответственность за несвоевременное, а также некачественное представление материалов несут первые руководители данных государственных органов, а также заместители акима области, курирующие соответствующий государственный орган.

19. Сводные материалы по проведению областных мероприятий должны включать:

1) повестку дня;

2) список приглашенных;

3) список докладчиков;

4) справки, информационные (аналитические) материалы по рассматриваемым вопросам;

5) тезисы выступлений председательствующего;

6) проект протокольного решения, полистно парафированный заведующим соответствующего отдела.

20. Проект протокола, справки, информационные (аналитические) материалы по каждому вопросу должны иметь идентичные заголовки и исчерпывающе отражать суть вопросов. Объем справок и информационных (аналитических) материалов не должен превышать трех страниц типового печатного текста.

21. Вопрос о демонстрации при выступлении (докладе) на мероприятиях видеоинформации, слайдовых сопровождений должен быть решен отдельно и не позднее чем за семь календарных дней до дня проведения мероприятия согласован с руководителем аппарата. Техническую подготовку зала заседаний (обеспечение звукоусиления, звукозаписи и микрофонов, видеопроектора, экрана, напитков, письменных принадлежностей, надлежащего освещения и кондиционирования, готовности к демонстрации слайдов и т.п.) осуществляет финансово-хозяйственный отдел.

22. Отдел аппарата, ответственный за проведение мероприятия, совместно с заинтересованными государственными органами и отделом документационного обеспечения обеспечивает регистрацию участников. Регистрация участников заседания начинается не менее чем за 30 минут до начала заседания, а при расширенных заседаниях - за 1 час до начала заседания.

Регистрация участников заседания, как правило, заканчивается за 5 минут до начала заседания. Должностное лицо, ответственное за регистрацию, информирует о явке приглашенных акима области (либо иного председательствующего на мероприятии) и руководителя аппарата.

23. Протоколы совещаний, заседаний и других областных мероприятий с участием акима области ведутся отделом документационного обеспечения. В протоколе фиксируется повестка дня, рассматриваемые вопросы, докладчики по вопросам повестки дня и лица, участвующие в обсуждении, основное содержание выступлений, замечания и принятые решения.

Ответственным за синхронный перевод (государственный и русский языки) является отдел документационного обеспечения.

Тексты докладов на казахском и русском языках заблаговременно представляются для синхронного перевода в отдел документационного обеспечения, но не позднее чем за два часа до начала.

24. Протокол оформляется в течение двух дней со дня проведения совещания, заседания или других областных мероприятий.

25. По поручению руководителя аппарата может проводиться видео- и аудиозапись совещаний, заседаний и других областных мероприятий с последующей их расшифровкой и распечаткой.

26. Пресс-служба акима области заранее согласовывает формат участия аккредитованных представителей средств массовой информации, раздает им пресс-релизы о проводимом мероприятии.

27. При проведении крупных мероприятий составляется план по проведению совещаний, заседаний, встреч и других областных мероприятий, в котором указываются ответственные исполнители по каждому пункту плана и форма отчетности.

28. Копии протоколов направляются государственным органам, ответственным за исполнение протокольных поручений, а также иным заинтересованным государственным органам и должностным лицам.

Поручения, изложенные в протоколах областных мероприятий с участием акима области, берутся на контроль отделом документационного обеспечения.

29. Протоколы совещаний, заседаний и других областных мероприятий со всеми материалами оформляются в отдельную номенклатуру дел и по истечении соответствующего срока сдаются в архив аппарата.


^ 4. Организация делопроизводства в аппарате, электронный документооборот


30. Положения настоящего Раздела распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи (средства криптографической защиты информации, реализующие процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи) и имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки электронной цифровой подписи (подтверждение (установление) подлинности электронной цифровой подписи) после вычисления и проверки электронной цифровой подписи электронного документа с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи.

Входящая корреспонденция, поступающая в аппарат акима области на бумажном носителе, принимается отделом документационного обеспечения под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица, получившего документы, а электронные документы – после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи с использованием средства криптографической защиты информации (далее – ЭЦП) лица, подписавшего электронный документ, или лица, заверившего необходимые реквизиты документа.

Электронные документы должны поступать через Единую транспортную среду государственных органов Республики Казахстан (далее – ЕТС) и сервер Центра межведомственного документооборота Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее – ЦМД ЕСЭДО).

При поступлении корреспонденции в формате электронных документов все дальнейшие процедуры с данными документами совершаются в соответствии с Инструкцией по работе в Единой системе электронного документооборота для сотрудников государственных органов, Инструкцией по работе в Единой системе электронного документооборота для сотрудников государственных органов (регистраторов, делопроизводителей), Инструкцией по работе в Единой системе электронного документооборота для руководителей государственных органов, утвержденными Восточно-Казахстанским областным центром информационных технологий акционерного общества «Национальные информационные технологии» 28 июня 2010 года (далее - ЕСЭДО).

Сотрудникам аппарата запрещается принимать документы, не зарегистрированные в отделе документационного обеспечения, и работать с ними, за исключением случаев предусмотренных пунктом 35.

31. Сотрудник отдела документационного обеспечения перед вскрытием конвертов проверяет правильность их адресования и оформления, целостность упаковки (при наличии печатей), при вскрытии конвертов сверяются соответствие адреса наименованию отправителя, номера вложений, указанные на пакете, с номерами, проставленными на документах, проверяется комплектность документов и приложений к ним.

В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах с номерами на документах, составляется акт в трех экземплярах, при этом один экземпляр акта остается в отделе документационного обеспечения, второй – вместе с документом передается по назначению, а третий – направляется отправителю.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

Конверты от вложенных в них документов сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

Вскрытию в отделе документационного обеспечения подлежат все конверты, за исключением конвертов с отметкой «Лично».

32. Приему в аппарате акима области подлежат первые экземпляры документов, которые должны быть оформлены на бланке установленного образца, подписанные первым руководителем (в его отсутствие – лицом, исполняющим обязанности при наличии приказа) или созданные с использованием соответствующего ему шаблона электронного документа с заполненными реквизитами (имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП). К письмам государственных органов, ответственных за исполнение поручений руководства акимата области, в обязательном порядке прикладываются копии писем государственных органов - соисполнителей. На документе обязательно должны быть проставлены: дата, исходящий номер, краткий заголовок документа, при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений – ссылка на регистрационный номер отдела документационного обеспечения. При этом отделом документационного обеспечения принимаются только те документы, дата которых совпадает с датой их сдачи в отдел документационного обеспечения (кроме иногородней корреспонденции, поступившей по почте, а также других государственных органов, неподотчетных акиму и акимату области). Фамилия, инициалы, номер телефона исполнителя, а также количество экземпляров документа в обязательном порядке проставляются в нижнем левом углу после подписи или на обороте первого листа документа (например: Асанов С.А., тел. 26-42-42). Приложения к документу должны быть запарафированы лицом, подписавшим или готовившим документ.

При приеме электронных документов количество экземпляров не учитывается.

Электронные документы, поступающие в аппарат акима области в нерабочее время, хранятся в соответствующей папке ЕСЭДО до регистрации или отказа в приеме сотрудником отдела документационного обеспечения.

Корреспонденция государственных органов (в том числе поступающая в аппарат акима Восточно-Казахстанской области в формате электронного документа), адресованная руководству Правительства и Руководителю Канцелярии Премьер-Министра, должна быть оформлена на гербовом бланке на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке).

Исходящая корреспонденция в государственные органы (в том числе в формате электронного документа) оформляется на гербовом бланке на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке).

33. Не подлежат приему в отделе документационного обеспечения:

1) документы и приложения к ним, оформленные с нарушением установленных требований;

2) документы, содержащие факсимиле, помарки и иные загрязнения, имеющие какие-либо повреждения, в том числе прошитые дыроколом, исполненные на черновиках и копиях бланков государственных органов;

3) неправильно адресованные (неправильное написание названия, должности, фамилии, имени, отчества руководства) письма;

4) письма государственных органов, не содержащие копии писем государственных органов-соисполнителей.

34. Вся корреспонденция, поступающая в аппарат акима области, принимается с 9.00 до 15.30 часов и регистрируется отделом документационного обеспечения, который заполняет на каждый поступивший документ регистрационно-контрольную карточку для регистрации входящих документов.

Документы (письма, информации и т.д.), направляемые в аппарат, должны быть подписаны первыми руководителями соответствующих государственных органов (акимами городов и районов, начальниками областных управлений).

Письма акимов городов и районов, начальников областных управлений по соответствующим вопросам направляются на имя курирующих заместителей акима области.

Сотрудник отдела документационного обеспечения предварительно делает разметку поступившей служебной корреспонденции, распределяет по компетенции. Распределение поступившей служебной корреспонденции в адрес руководства акимата осуществляется в зависимости от характера, важности и срочности поставленных вопросов.

35. Корреспонденция, принятая сотрудниками аппарата акима области в силу служебной необходимости помимо отдела документационного обеспечения, должна незамедлительно передаваться в отдел документационного обеспечения.

36. Регистрация входящей корреспонденции осуществляется отделом документационного обеспечения путем проставления в нижнем правом углу (или в случаях отсутствия свободного пространства в верхнем левом углу) штампа с указанием входящего регистрационного номера, даты поступления, количества листов основного документа и приложений к нему. Документам, поступившим к ранее зарегистрированным входящим документам, присваивается регистрационный номер основного документа, с отметкой «к».

Электронный документ (поступающий в электронном формате (форме), распечатывается на бумажный носитель в формате А-4, заверяется штампом об определении положительного результата ЭЦП (подтверждение (установление) подлинности электронной цифровой подписи) после вычисления и проверки электронной цифровой подписи электронного документа с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи) и регистрируется в установленном порядке.

Бумажные документы после предварительного рассмотрения и регистрации в отделе документационного обеспечения передаются по компетенции в приемные руководства и отделов, где принимаются сотрудниками, которые расписываются в получении документов с указанием даты, времени и несут персональную ответственность за их прохождение и надлежащее хранение.

Документы должны быть оформлены в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных негосударственных организациях, утвержденными приказом исполняющего обязанности Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 (далее – Типовые правила).

Регистрация входящей корреспонденции проводится в электронном варианте с использованием системы электронного документооборота на базе «Lotus Domino Server» (далее – «Система»).

37. Аким области дает поручения и налагает резолюции всем без исключения подразделениям областного акимата, нижестоящим акимам, иным заинтересованным государственным органам, а также подразделениям аппарата. Заместители акима области дают поручения и налагают резолюции подразделениям областного акимата и акимам городов и районов по курируемым вопросам. В случае, если требуется участие отделов аппарата, заместители акима области направляют соответствующее перепоручение руководителю аппарата. Руководитель аппарата самостоятельно определяет необходимость включения в состав исполнителей документов то или иное подразделение аппарата. Руководитель аппарата, его заместители дают поручения и налагают резолюции в соответствии с курируемыми ими вопросами.

38. Если поручение дается нескольким исполнителям, то обязательно указывается за кем осуществляется свод и исполнение документа. Если такая отметка отсутствует, то свод и исполнение документа остается за исполнителем, данные которого указаны первыми. Ответственность за своевременное выполнение всего поручения в равной мере несут все работники, указанные в резолюции.

Резолюция руководства в электронном виде заносится в регистрационно-контрольной карточке к документу в разделе «Резолюция». Данный раздел вправе заполнять лицо, наложившее резолюцию, его помощник или сотрудник отдела документационного обеспечения. В карточке резолюции заполняются поля экранной формы: автор резолюции, исполнители, текст резолюции и срок исполнения. Если документ требует исполнения, в этой же экранной форме заносится информация о постановке документа на контроль. После сохранения карточки резолюции, зарегистрированный документ вместе с карточкой резолюции будет виден всем исполнителям, которые перечислены в списке получателей или исполнителей.

После исполнения документа соответствующий работник отдела передает его в отдел документационного обеспечения аппарата для отметки о снятии с контроля.

Передача документов из одного подразделения в другой производится только через отдел документационного обеспечения под роспись.

До тех пор, пока не будут сняты с контроля все перепоручения и резолюции, регистрационно-контрольная карточка «Системы» будет стоять на контроле.

39. В «Системе» предусмотрена возможность продления срока исполнения резолюции или перепоручения. Для этого уполномоченное лицо в соответствующей карточке резолюции или перепоручения заносит следующие данные:

продленная дата исполнения документа;

все сведения о перепоручении документа;

должность и фамилия лица, продлившего дату исполнения документа.

40. Отделы аппарата систематически анализируют характер и качество поступающей корреспонденции, определяют ее дальнейшее прохождение, решение поставленных вопросов в рамках своей компетенции, принимают меры к сокращению документооборота.

41. При подготовке документов следует соблюдать единообразие в написании наименований органов государственной власти, общественных организаций, предприятий, учреждений, иных хозяйствующих субъектов, руководствуясь Типовыми правилами, настоящим Регламентом, а также иными актами.

Исходящие письма, как правило, готовятся и подписываются в двух экземплярах, при этом на втором экземпляре должны быть визы исполнителя и руководителя этого структурного подразделения с указанием даты визирования. Текст документа на бланке формата «А4» и «А5» печатается размером «14» шрифта «Times New Roman» через один межстрочный интервал (Президенту Республики Казахстан печатается размером «16» шрифта «Arial» через 1,5 интервала). На последней странице внизу слева на обороте страницы указывается фамилия исполнителя, номер его служебнго телефона. Все реквизиты должны быть отпечатаны. Исправления и подчистки не допускаются. Содержание и реквизиты электронного документа должны быть идентичны бумажному документу. В отдельных случаях (оформление таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний и другие) размер шрифта и межстрочный интервал могут быть иными.

Объем информации и других докуметов, направляемых в Администрацию Президента Республики Казахстан не должен превышать 3, а по крупным вопросам – 5 страниц. Тексты документов должны быть изложены четко, последовательно, кратко.

Служебные документы должны печататься на бланках установленной формы. При переписке внутри аппарата бланки не используются.

42. При направлении документа должностному лицу наименование адресата пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.

Документ не должен содержать более четырех адресов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждой копии указывается только один адрес. Адресат, которому направляется документ, может быть обозначен обобщенно (например: акимам городов и районов).

43. Исходящая корреспонденция регистрируется исполнителем в карточках установленной формы, а также в электронном варианте. Корреспонденция, направляемая в Администрацию Президента Республики Казахстан, Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан, парафируется курирующим заместителем акима области, руководителем аппарата, юридическим отделом и подписывается только акимом области либо лицом, исполняющим его обязанности.

44. К подготавливаемому документу дается краткий заголовок (если в тексте более 10 строк). Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса слов и не должен содержать более 35 знаков в каждой строке. Заголовок к тексту документа менее 10 строк, а также к документу, выполненному на бланке формата А5, не составляется.

           Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

      Словесно-цифровой способ написания даты используется в распорядительных документах, документах, содержащих сведения финансового характера, определяющих законные права и интересы граждан, при ссылке на нормативные правовые акты, а также при оформлении последних, например «5 апреля 1995 года».

Исходящий номер документа проставляется следующим образом: в начале указывается индекс подписавшего должностного лица, затем через дробь указывается порядковый номер исходящего документа (например: 1/2075).

Фамилию исполнителя, готовившего исходящий документ, номер его служебного телефона располагают, как правило, внизу с левой стороны документа, либо на оборотной стороне последнего листа документа (например: исп. Калиев А.А., тел. 26-42-42).

45. Телеграфная, телефаксная переписка ведется только по вопросам срочного характера. Регистрация исходящих телеграмм производится аналогично с текущей корреспонденцией.

Отправка корреспонденции в Администрацию Президента Республики Казахстан, Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан, иные центральные исполнительные органы по факсимильной связи производится только с разрешения руководителя аппарата, либо лица, исполняющего его обязанности. Ксерокопирование актов акимата и акима области производится отделом документационного обеспечения только с разрешения руководителя аппарата, либо лица, исполняющего его обязанности.

Документы, направляемые по телефону-факсу, электронной почте дополнительно отправляются адресату почтовой или фельдъегерской связью.

46. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, визируется исполнителем и подписываются акимом области, его заместителями, руководителем аппарата, после подписи телеграммы передаются в отдел документационного обеспечения аппарата для отправки. При необходимости отправки телеграмм с одинаковым текстом нескольким адресатам, исполнитель размножает ее согласно количеству адресатов. В таких телеграммах указывается отдельно на каждом экземпляре только один пункт назначения, с его адресными данными.

Допускается обобщенное обозначение адресатов (например: акимам городов и районов) с приложением к телеграмме указателя рассылки, утвержденного руководителем аппарата. Телеграммы, оформленные с нарушением вышеуказанных требований, отделом документационного обеспечения к отправке не принимаются.

Порядок отправления телеграмм через органы специальной связи устанавливаются специальными инструкциями. Исходящие документы готовят к отправке специалисты структурных подразделений аппарата. Подготовленные к отправке документы, их копии по количеству адресатов и утвержденный руководителем подразделения аппарата указатель рассылки (при рассылке более чем в четыре адресата) передаются специалистами в отдел документационного обеспечения для отправки корреспонденции.

47. Отправка документов, минуя отдел документационного обеспечения, запрещается. В отделе документационного обеспечения перед отправкой проверяется правильность оформления исходящих документов. Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления.

Документы направляются адресату не позднее двух рабочих дней со дня подписания, срочные – незамедлительно.

Срочная корреспонденция (документы) может передаваться незамедлительно, в том числе с использованием факсимильной связи в приемные первых руководителей государственных органов.

Ответственность за рассылку документов по неправильному адресу, указанному в документе, переданному на отправку, несет исполнитель. При отправке документов по факсимильной связи исполнитель должен указать точный номер аппарата факсимильной связи адресата, оригинал сдать в отдел документационного обеспечения.

48. Вся исходящая корреспонденция регистрируется в «Системе» в базе данных «Исходящие» по входной форме «Регистрационная карточка исходящего документа», при этом регистрационный номер присваивается автоматически.

В случае, когда исходящие документы требуют исполнения или ответа от внешней организации, в регистрационной карточке исходящего документа ставится отметка «Ожидает ответа». При получении ответного документа его реквизиты заносятся в соответствующие поля регистрационной карточки «Входящий документ» и исходящий документ снимается с контроля.

  1   2   3



Похожие:

Регламент аппарата акима Восточно-Казахстанской области iconУтверждаю: Руководитель аппарата акима Восточно-Казахстанской области Н. Шерубаев
Организационно-инспекторский отдел (в дальнейшем Отдел) является структурным подразделением аппарата акима Восточно-Казахстанской...
Регламент аппарата акима Восточно-Казахстанской области icon«Утверждаю» Руководитель аппарата акима Восточно-Казахстанской области
Отдел по работе с правоохранительными органами (в дальнейшем Отдел) является структурным подразделением аппарата акима Восточно-Казахстанской...
Регламент аппарата акима Восточно-Казахстанской области iconУтверждаю руководитель аппарата акима Восточно-Казахстанской области
...
Регламент аппарата акима Восточно-Казахстанской области iconПоложение об отделе информационных технологий и мониторинга государственных услуг аппарата акима Восточно-Казахстанской области
Отдел информационных технологий и мониторинга государственных услуг аппарата акима Восточно-Казахстанской области (далее – Отдел)...
Регламент аппарата акима Восточно-Казахстанской области iconН. Шерубаев 2011 г. Положение о службе внутреннего контроля и анализа аппарата акима Восточно-Казахстанской области
Служба внутреннего контроля и анализа аппарата акима области (далее Служба) является структурным подразделением аппарата акима Восточно-Казахстанской...
Регламент аппарата акима Восточно-Казахстанской области iconН. Шерубаев 2011 года
Отдел документационного обеспечения аппарата акима Восточно-Казахстанской области (далее Отдел) является структурным подразделением...
Регламент аппарата акима Восточно-Казахстанской области icon«Утверждаю» Руководитель аппарата акима Восточно-Казахстанской области
...
Регламент аппарата акима Восточно-Казахстанской области iconПоложение о Юридическом отделе аппарата акима города Курчатова Восточно-Казахстанской области
Юридический отдел (далее – Отдел) является структурным подразделением аппарата акима города Курчатова Восточно-Казахстанской области...
Регламент аппарата акима Восточно-Казахстанской области iconУтверждаю руководитель аппарата акима Восточно-Казахстанской области Н. Шерубаев
Настоящее положение определяет статус и деятельность секретариата Ассамблеи народа Казахстана Восточно-Казахстанской области в соответствии...
Регламент аппарата акима Восточно-Казахстанской области iconН. Шерубаев 2010 г. Положение об отделе внешних связей и протокола аппарата акима Восточно-Казахстанской области
Отдел внешних связей и протокола (далее – Отдел) является структурным подразделением аппарата акима Восточно-Казахстанской области...
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©kzgov.docdat.com 2000-2014
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы