Госстандарт 1 область применения icon

Госстандарт 1 область применения



НазваниеГосстандарт 1 область применения
страница1/3
Дата конвертации09.02.2013
Размер377.4 Kb.
ТипДокументы
источник
  1   2   3

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

КОМИТЕТА ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ МИНИСТЕРСТВА ЭКОНОМИКИ И ТОРГОВЛИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

СТ РК 1042-2001

"ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ"

(ГОССТАНДАРТ)


1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ


1.1 Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные в системе классификации организационно-распорядитель­ной документации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций.

1.2 Стандарт устанавливает:

- состав реквизитов документов;

- требования к оформлению реквизитов документов;

- требования к бланкам и оформлению документов;

- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с изображением Государственного герба Республики Казахстан.

1.3 Положения настоящего стандарта подлежат применению:

- государственными органами Республики Казахстан;

- юридическими и физическими лицами Республики Казахстан всех форм собственности и организационно-правовых форм, в том числе юридическими лицами с иностранным участием.


^ 2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ


2.1 В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

СТ РК 989-96 Государственный герб Республики Казахстан. Технические требования.

ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.


3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ


В настоящем стандарте применяются термины и определения в соответствии с СТ РК 1037.


^ 4 СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ


4.1 При изготовлении и оформлении документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Республики Казахстан;

02 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

03 - официальное наименование вышестоящего органа;

04 - официальное наименование организации;

05 - справочные данные об организации;

06 - наименование вида документа;

07 - дата документа;

08 - регистрационный номер документа;

09 - ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа:

10 - место составления или издания документа;

11 - гриф ограничения доступа к документу;

12 - адресат;

13 - гриф утверждения документа;

14 - резолюция;

1 5 - заголовок к тексту;

16 - отметка о контроле;

17 - текст документа;

18 - отметка о наличии приложения;

19 - подпись;

20 - гриф согласования документа;

21 - визы согласования документа;

22 - печать;

23 - отметка о заверении копии;

24 - отметка об исполнителе;

25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

26 - отметка о поступлении документа в организацию;

27 - идентификатор электронной копии документа.

4.2 Для изготовления бланков, в зависимости от вида документа, используются следую­щие реквизиты: 01 или 02, 03, 04, 05, 06, 10, а также отметки для расположения реквизи­тов 07, 08, 09, 12, 15, 16. Возможно использование реквизита 17 при применении трафа­ретных текстов документов.

4.3 При оформлении документов печатаются (проставляются) следующие реквизиты (элементы реквизитов): 07, 08, 09, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27.

4.4 Схемы расположения реквизитов на бланках и документах приведены в приложении А; примерные образцы бланков документов - в приложении Б.


^ 5 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ


5.1 Государственный герб Республики Казахстан (реквизит 01) помещается на бланках документов в соответствии с законодательством о государственных символах Республики Казахстан.

5.2 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 02) помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением) об организации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Казахстан.

5.3 Официальные наименования организации, являющейся автором документа (реквизит 04), и ее вышестоящего органа (реквизит 03) должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими нормативными правовыми актами и учредитель­ными документами, и указываться в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» на государственном и русском языках.

Сокращенное наименование организации приводится в случае, если оно предусмотрено в учредительных документах организации, и помещается ниже полного наименования (воз­можно указание в скобках).

Наименование организации на иностранном языке указывается в том случае, если оно предусмотрено уставом (положением) об организации. Наименование на иностранном языке располагается ниже наименований на государственном и русском языках.

Наименования филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указываются в том случае, если они являются авто­рами документов. Данное наименование располагается ниже наименования организации.

5.4 Справочные данные об организации (реквизит 05) включают:

- почтовый адрес;

- номера телефонов, факсов, телексов, банковского счета;

- адрес электронной почты;

- другие сведения по усмотрению организации.

5.5 Наименование вида документа (реквизит 06), составленного или изданного организацией, регламентируется законодательством Республики Казахстан и уставом (положением) об организации.

В письме наименование вида документа не указывается.

5.6 Датой документа (реквизит 07) является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авто­ром документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 2 декабря 2001 года следует писать 02.12.01 или 02.12.2001.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2001. 12.02.

При оформлении нормативных организационно-распорядительных (приказов, инструкций, правил и т. п.) и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).


Пример -10 октября 2001 года.


5.7 Регистрационный номер документа (реквизит 08) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Допускается переходящий на следующий год документ, не законченный делопроизводством или требующий длительного срока исполнения, перерегистрировать. При этом документу присваивается новый порядковый номер (в случае необходимости - новый индекс дела по номенклатуре дел и другая информация), проставляемый в скобках после старого номера. Соответствующие изменения вносятся в регистрационно-учетные формы.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

5.8 Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (реквизит 09) включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

5.9 Место составления или издания документа (реквизит 10) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Официальное наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения.

5.10 Грифы ограничения доступа к документу (секретно, совершенно секретно и др.) и пометка «Для служебного пользования» (реквизит 11) проставляются без кавычек на первом листе документа, их можно дополнить данными, предусмотренными законодательством Республики Казахстан о защите государственных секретов.

5.11 В качестве адресата (реквизит 12) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже. При необходимости в составе реквизита «адресат» при адресовании документа может проставляться почтовый адрес.

При адресовании документа юридическому лицу адрес указывается после адресата.


^ Пример - ОАО «Алматыстройматериалы»

Отдел снабжения и сбыта

480060 г. Алматы, ул. Мира 22


Должность лица, кому адресован документ, указывается в дательном падеже.


Примеры

1 АОЗТ «Болашак»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

Сакеновой К. Ж.

2 Президенту фирмы «Востоктранссервис» Муратову И. П.

492000 г. Усть-Каменогорск, ул. Мира, 15


Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.


^ Пример - Областные управления юстиции


Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа.

При адресовании документа физическому лицу вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы имени и отчества (или инициал имени) получателя.


1 480052, г. Алматы, ул. Мате Залка, д. И, кв. 31

Жумабаеву А.

2 473000, г. Астана, ул. Ауэзова, д.. 4/2, кв. 8

Васильеву Н.П.


ПРИМЕЧАНИЕ - Наименования организаций, фамилии, имена, отчества, справочные данные о юридических и физических лицах, приводимые в основном тексте и приложении Б, являются условными.

5.12 В случае необходимости документ подлежит утверждению (реквизит 13). (Примерный перечень организационно-распорядительных документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении В). Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу

документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов имени, отчества (или инициала имени), фамилии и даты утвержде­ния.


^ Пример - УТВЕРЖДАЮ

Акционерного банка «Урал»

______________К. Есетов

(личная подпись)

14.10.2001


При утверждении документа двумя лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне соответственно в левом и правом верхних углах документа.

Пример

^ УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Президент компании Президент компании

«Батыр» «Радиосвязь»

_____________Г. Рахимов __________М. Султанов

(личная подпись) (личная подпись)

19.11.2001 19.11.2001


При утверждении документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагаются в правом верхнем углу документа одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.


^ Пример - УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ОАО «Химстрой»

______________С. Маханулы

(личная подпись) 11.01.2001


УТВЕРЖДАЮ

Главный инженер АО «Химия»

_______________У. Адильбаев

(личная подпись)

11.01.2001


При утверждении документа тремя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в правом верхнем углу документа одна под другой в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.


^ Пример - УТВЕРЖДАЮ

Председатель правления банка «Кулов и компания»

___________Ж. Кулов

(личная подпись)

01.02.2001


УТВЕРЖДАЮ

Председатель правления банка «Молодость»

_____________А. Болатулы

(личная подпись)

01.02.2001


УТВЕРЖДАЮ

Председатель правления банка «Развитие аула»

_____________С. Абдуллин

(личная подпись)

01.02.2001


При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в именительном или творительном падеже, его даты и номера.


Примеры

1 УТВЕРЖДЕНЫ

Протокол Совета директоров от 21.06.01 №3

2 УТВЕРЖДЕНО

Приказом ректора Академии от 28.11.01 №86


5.13 Резолюция (реквизит 14) пишется на документе соответствующим должност­ным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. }

Допускается оформление резолюции, как правило, высших должностных лиц центральных законодательных, исполнительных и судебных органов власти и органов местного само­управления, на отдельном листе (фишке) с обязательным указанием входящего регистрационного номера и даты регистрации документа. При этом в самом документе в правом верхнем углу оборота первого листа документа проставляется ссылка на резолюцию с указанием ее даты и фамилии должностного лица, подписавшего резолюцию.

5.14 Краткое изложение содержания текста указывается в заголовке (реквизит 15). Заголовок должен быть максимально кратким и ёмким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа.


^ 1 О премировании сотрудников

2 О предоставлении отчета за второй квартал

3 Об утверждении графика отпусков


Допускается не указывать заголовок к документу с текстом не более 10 строк или к документу, выполненному на бланке формата А5.

5.15 Отметка о контроле за исполнением документа (реквизит 16) обозначается литерой «К», словами или штампами «Контроль», «Взято на контроль». Отметка о контроле за исполнением документа проставляется на левой стороне листа за пределами текстового поля документа.

5.16 Тексты документов (реквизит 17) могут оформляться в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде сочетания этих форм.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются просьбы, предложения, во второй - приводятся обоснования, аргументы. В отдельных случаях допускается другой способ изложения: в первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжения и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организаций, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ»).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫ­СТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ»),

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов, фактическое состояние дел или выводы (акт, справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа («Департамент осуществляет функции», «в состав дирекции входят», «комиссия установила»).

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю возможным»);

- от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает», «Агентство считает необходимым»).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаго­лом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным

в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с

заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы

должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих

граф.

5.17 Если документ имеет приложение (реквизит 18), НЮВММЯ&&» тексте, то в отметке о наличии приложения проставляется количество листов, экземпляров и язык исполнения приложения к документу.


^ Пример - Приложение: на 5 л. в 1 экз. на государственном и русском языках.


Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения приложения к доку­менту; при наличии нескольких приложений их нумеруют.


Пример - Приложения: 1. Справка о подготовке школ Акмолинской области к новому учебному году на 8 л. в 2 экз. на государственном и русском языках.

^ 2. Список школ на 3 л. в 1 экз. на русском языке.


Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.


^ Пример - Приложение 3

к приказу ректора Академии от 12.01.01 №8


Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается данная особенность.


Пример - Приложение: Письмо Акционерного банка «Сары арка» от 16 ноября 2001 года № 04 3/112 и приложение к нему, всего на 26 л. на государственном и русском языках.


Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:


^ Пример - Приложение: Проект Инструкции на 7 л. в 3 экз. на государственном языке в первый адрес.


5.18 В состав подписи (реквизит 19) входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- наименование организации или организации и структурного подразделения (если документ оформлен не на бланке организации, или на бланке вышестоящего органа);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициал имени или инициал имени, отчества и фамилия).


^ 1 Конкурсный управляющий

АО «Восток» ______________ Д. Сагинбаев

(личная подпись)

2 Директор _______________ М. Мухтарулы

(личная подпись)

3 Заведующий отделом

маркетинга ОАО «Алтай»____________Г. Акимбаев

(личная подпись)


При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности данного лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.


Пример - Исполнительный директор_____________Е. Кусаинов

(личная подпись)

Главный специалист ______________Н. Семенова

(личная подпись)


При подписании документа двумя лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.


^ Пример - Директор Института Директор Центра

изучения цветных металлов внедрения научных разработок

______________Г. Игенбаев ____________Д. Уалиев

(личная подпись) (личная подпись)


В случае подписания документа тремя и более лицами равных должностей их подписи располагаются одна под другой в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений.

  1   2   3



Похожие:

Госстандарт 1 область применения iconПеречень технических требований для взрывозащищенных вентиляторов
Назначение и область применения
Госстандарт 1 область применения iconЗаявление на государственную регистрацию, перерегистрацию
Область применения (указать заболевания, при которых рекомендуется медицинское применение лекарственного средства)
Госстандарт 1 область применения iconДокументи
1. /госстандарт.docx
Госстандарт 1 область применения iconДокументи
1. /госстандарт.docx
Госстандарт 1 область применения iconМетодические рекомендации по визуальному и измерительному контролю свариваемых металлов и их соединений Глава Область применения
Ельного контроля основного металла и сварных соединений (наплавок) при изготовлении, строительстве, монтаже, ремонте, реконструкции,...
Госстандарт 1 область применения iconГосстандарт Астана Предисловие
Утвержден приказом Комитета по техническому регулированию и метрологии Министерства индустрии и торговли Республики Казахстан от...
Госстандарт 1 область применения iconГосстандарт Астана Предисловие
Утвержден и введен в действие приказом Комитета по техническому регулированию и метрологии Министерства индустрии и торговли Республики...
Госстандарт 1 область применения iconПравила применения дорожной разметки ( выписка из ст рк 1412-2005 «Технические средства организации дорожного движения. Правила применения».) 1 Общие требования
Ст рк 1412-2005 «Технические средства организации дорожного движения. Правила применения»
Госстандарт 1 область применения iconМетодические рекомендации по испытанию нефтяных и газовых скважин испытателями пластов Область применения
Настоящие Методические рекомендации распространяются на испытания скважин испытателями пластов на трубах и кабеле (далее-пластоиспытателями),...
Госстандарт 1 область применения iconПравила применения дорожных светофоров ( выписка из ст рк 1412-2005 «Технические средства организации дорожного движения. Правила применения».)
Группы, типы, исполнения дорожных светофоров, виды и расположение их сигналов должны соответствовать требованиям гост 25695 (см приложение...
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©kzgov.docdat.com 2000-2014
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы