Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов источников комплектования выборочного приема. Составитель icon

Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов источников комплектования выборочного приема. Составитель



НазваниеМетодические рекомендации по отбору на государственное хранение документов источников комплектования выборочного приема. Составитель
Баелова А. Т
Дата конвертации29.11.2012
Размер138.17 Kb.
ТипМетодические рекомендации
источник

Государственный архив Восточно-Казахстанской области


Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов - источников комплектования выборочного приема.


Составитель:

Баелова А. Т., архивист

государственного архива

Восточно-Казахстанской

области


ОДОБРЕНО

Протоколом ЭПК Управления

архивов и документации

Восточно-Казахстанской области

от «___»___________2005г. №__


г.Усть-Каменогорск

2005 год


ВВЕДЕНИЕ

Важнейшим условием оптимизации состава и содержания Национального архивного фонда Республики Казахстан, создания полноценной источниковой базы, всесторонне и объективно отражающей историю развития государства и общества, является определение источников комплектования государственных архивов страны. Источниками комплектования государственных архивов являются учреждения, организации, предприятия и лица, в деятельности которых создаются документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное значение.

Обретение Казахстаном государственности, изменения, произошедшие в общественно-политическом строе, коренные преобразования в экономической, социальной и политической сферах привели и приводят к возникновению новых видов учреждений, организаций, предприятий, общественных объединений и партий, в деятельности которых создается часть документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Принятие Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998г. № 326-1 дает реальную правовую базу для взаимодействия государственной архивной службы и юридических лиц всех организационно-правовых форм по обеспечению документального историко-культурного наследия народа.

Основными задачами настоящих методических рекомендаций являются определение формы выборочного приема документов и методики отбора на государственного хранения документов – источников комплектования выборочного приема.

Вопросы, связанные с комплектованием документами личного происхождения не рассматриваются, так как данное направление деятельности имеет самостоятельное значение и требует отдельного научно-методического обеспечения.

Настоящие методические рекомендации могут быть использованы в практической работе государственных архивных учреждений по уточнению и внедрению конкретных списков источников комплектования, разработке адаптированных к местным условиям нормативно-методических разработок по отбору документов – источников комплектования выборочного приема.


  1. ^ ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ




    1. Под дефиницией «Определение источников комплектования государственных архивов» понимается:

  • изучение структуры и организационной основы отраслевой системы (организации);

  • анализ основных направлений деятельности отраслевой системы (организации), определение состава и содержания образующегося в ее деятельности комплекса документов;

  • определение формы приема документов от организаций, включенных в Список источников комплектования государственных архивов;

  • проведение необходимого комплекса практических мероприятий по включению организаций в Список комплектования государственного архива.

    1. Изучение структуры и организационных основ отраслевой системы или конкретной организации, дислоцированных в зоне комплектования конкретного государственного учреждения предусматривает их выявление, определение целевого назначения, курса решаемых задач, возложенных функции, рамок компетенции.

    2. При изучении необходимо консультироваться с ведущими специалистами отрасли (организации), просмотреть необходимые материалы министерств, ведомств, аппаратов Акимов, местных финансовых, юридических, статистических и других органов. Выявление рекомендуется проводить на основании Примерных списков видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов (Алматы, 1999г), соответствующих классификаторов и перечней, изданных Агентством Республики Казахстан по статистике.

    3. В ходе изучения структуры и организационной основы очень важно выявить все направления деятельности отраслевой системы (организации), ее организационно-правовую форму, наличие филиалов (отделений, дочерних структур и их юридический статус).

    4. При отнесении конкретной организации, имеющей разноплановые функции к той или иной отрасли народного хозяйства необходимо выявить доминирующее направление ее деятельности. В дальнейшем рекомендуется регулярное изучение генезиса функции, организации, так как в условиях рыночной экономики и постоянного изменения конъюнктуры спроса их иерархия может существенно измениться, что должно найти адекватное отражение в Списке источников комплектования.

    5. Важным и необходимым этапом работы является изучение характера документирования в отрасли (организации), ее поглощаемости и повторяемости. В этих целях анализируется состав и содержание управленческой, научно-технической, аудио-визуальной и машиночитаемой документации, особенности документирования и документационного обеспечения управления. Изучение комплекса документов целесообразно начинать с ведущей, головной, т.е. основной организации системы, расположенной в зоне комплектования архива. Если в зоне комплектования дислоцированы несколько организаций одного вида (разновидности), то в качестве базовой организации можно выбрать одну или несколько из них, являющихся наиболее характерными. При выявлении и отнесении документов в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан необходимо использовать действующие перечни типовых документов с указанием сроков хранения, отраслевые перечни документов, примерные, типовые, конкретные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, директивные указания вышестоящего органа управления архивов и документации, рекомендации специалистов из числа работников изучаемой отрасли (организации).


^ 2 МЕТОДИКА ОТБОРА НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ВЫБОРОЧНОГО ПРИЕМА.


2.1. Под формой приема документов понимается состав документов, поступающих в соответствии с вышеприведенными критериями и факторами к источникам комплектования. В связи с этим организации подразделяются на две группы:

  • источники полного приема;

  • источники комплектования выборочного приема.

Каждой из установленных форм соответствует определенная цифра или комбинация цифр.

2.2. Источники комплектования полного приема – это все организации одного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от каждой из которых поступление ценных документов, в данный архив осуществляется непосредственно в полном комплексе. Источники комплектования полного приема обозначены цифрой «1». К ним относятся организации, которые по своему значению в отраслевой ведомственной системе являются органами управления, а также организации, предприятия, выполняющие важные функции и задачи в экономической, социальной, политической, научно-культурной сферах. Такие организации, как правило, создают в своей деятельности целостные комплексы документов, отражающие их основные функции. В состав источников полного приема могут быт включены и организации, ценная документация которых с достаточной полнотой представлена в фондах вышестоящих органов, но документы которых относятся к зоне комплектования других государственных архивов.

2.3. Источниками комплектования выборочного приема являются организации из числа определенного вида (разновидности) или организации одного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от которых в данный архив поступают все или части документальных комплексов, выделенных по ряду признаков.

Применение выборочного приема документов в государственные архивы обусловлено действием ряда факторов. Основными факторами являются: массовый характер документов, отражающих определенные направления деятельности организаций или стороны жизни общества; принадлежность данных документов организациям, как правило, местного уровня управления; повторяемость документной информации в системе документирования управленческой деятельности. Система организации управления народным хозяйством и социально-культурным строительством в каждом регионе оказывает непосредственное влияние на проявление данных факторов и, следовательно, учитывается при применении выборочного приема документов. Организация системы хранения документов, т. е. сети государственных архивов, также является одним из факторов, влияющим на практическое применение выборочного приема.

Для источников комплектования выборочного приема соответствует цифра «2». Выборочный прием имеет две основные формы: повидовую, которой соответствует комбинация цифр «2.1» и групповую, которой соответствует комбинация цифр «2.2».

2.3.1.При видовом выборочном приеме от организации одного вида (разновидности) в государственный архив непосредственно поступают лишь отдельные виды документов, имеющие научно - историческую ценность и включенные в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан, но не представленные в фондах вышестоящих организаций.

Определение видового состава документов, подлежащих приему на государственное хранение, осуществляется с учетом требований соответствующих нормативно – методических разработок (перечней документов постоянного и долговременного хранения перечней проблем (тем), примерных, типовых номенклатур дел и др.)

Источниками комплектования повидового выборочного приема являются массовые и единичные организации, которые в соответствии с функционально – целевым назначением можно объединить в группы: органы управления районного, городского уровня; массовые объекты основного производства - объекты, реализующие основные задачи в конкретных отраслях сельского хозяйства, промышленности, культуры, юстиции и судов, общественные организации, единичные объекты – например, центры НОТ.

Отбор источников комплектования повидового выборочного приема предполагает:

  • определение полноты отражения информации о деятельности организации в фонде другой, как правило, вышестоящей организации;

  • определение видового состава документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Определение полноты отражения информации о деятельности организации повидового приема в фонде другой, как правило, вышестоящей организации осуществляется на основе положений об отборе документов с повторяющейся информацией. При этом используются номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни документов.

В фондах вышестоящих организаций, как правило, откладываются плановые, отчетные и информационно – аналитические документы. При этом, в соответствии с действующими нормативными документами по отбору плановая документация подлежит приему на государственное хранение только в фонде учреждения – автора, как и некоторые виды документов, характеризующие организационные основы управления.

В фондах органов управления вышестоящего уровня повторяются и могут отбираются на государственное хранение следующие документы органов управления районного, городского уровня: перспективные, комплексные планы работы, отчеты, статотчеты, документы проверок, справки, сведения по основным направлениям деятельности.

Для массовых объектов основного производства сельского хозяйства свойственно повторение и рекомендуется отбор на хранение в фонде вышестоящего органа следующих документов: положений, уставов, документов проверок, отчетов по основной деятельности, статотчетов, документов почвенных, агрохимических, геоботанических обследований – почвенных карт, анализов, геоботанических описаний. Кроме того, для документальных комплексов совхозов, колхозов, тепличных комбинатов имеет место повторение годовых агрохимических и зоотехнических отчетов, отчетов о деятельности ветслужбы, агротехнических паспортов, ведомостей бонитировки скота, анализов хозяйственной деятельности, а для колхозов – еще и актов на вечное пользование землей, для лесхозов и леспромхозов – документов по инвентаризации лесных культур, санитарных обзоров о состоянии лесов, обзоров о результатах химической борьбы с вредителями леса.

От организаций юстиции и судов в вышестоящих органах могут отбираться на государственное хранение документы проверок (акты, справки, отчеты, заключения), докладные записки, справки, обзоры о работе, статотчеты.

От единичных объектов, отнесенных к повидовому выборочному приему, в вышестоящие органы поступают документы в силу действия законов управления и отбор их осуществляется по действующим правилам. Например, от центра НОТ в вышестоящих органах могут отбираться на государственное хранение: положения, планы НИР, отчеты, документы проверок.

С учетом фактора «организация хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан», повидовой выборочный прием заменяется на полный, если организация данного вида (разновидности) и ее вышестоящий орган управления входит в разные зоны комплектования разных государственных архивов.

В соответствии с «Примерными списками видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов» (А. 1999г.) по решению главархивов отдельные колхозы и совхозы могут быть отнесены к числу организаций полного приема в соответствии со следующими признаками: продолжительность работы, сложившиеся традиции, объем производства, специализация и нахождение в определенных климатических зонах, передовой опыт работ.

2.3.2. При групповом повидовом приеме из группы организации одного вида (разновидности), находящихся в зоне комплектования государственного хранения, на хранение в данный архив непосредственно поступают полные комплексы ценных документов одной или нескольких организаций. От всех остальных подобных организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов, отчетная и информационно-аналитическая документация поступает на государственное хранение в фондах вышестоящих организаций. Групповой выборочный прием целесообразно рекомендовать в отношении организаций, в деятельности которых образуются сходные по составу комплексы документов, содержащие однородную информацию. Документы одной или нескольких организаций данного вида (разновидности), включенных в состав источников комплектования, могут представлять либо самостоятельный интерес, либо рассматривается в качестве дополнения к содержанию фондов организации – источников комплектования полного приема.

В целях определения организаций, относящихся к категории группового выборочного приема, рекомендуется выделить однородные группы организаций в пределах организации данного вида, входящих в зону комплектования архива. При этом учитываются признаки общности их организационной и производственной деятельности, конкретные условия функционирования организаций.

Формирование выборочной совокупности осуществляется путем направленного и случайного отбора. При направленном отборе включение конкретных организаций в число источников комплектования государственного архива осуществляется в соответствии с признаками, названными экспертами (архивистами и специалистами соответствующей ведомственной системы управления). При случайном отборе – чисто механически или путем жеребьевки.

Источниками комплектования группового выборочного приема являются массовые организации, которые по признакам общности их производственной и организационной деятельности можно объединить в следующие группы: учебные заведения, оздоровительные и воспитательные учреждения, культурно – просветительные учреждения, производственные объекты основного производства и другие.

Следует иметь в виду, что выбор тех или иных признаков группировки, их количество, последовательность, применения всегда должны исходить из реальных условий зоны комплектования государственных архивов.

Отбор документов источников комплектования группового выборочного приема предполагает:

  • определение количества (количественного представительства) организаций одного вида (разновидности) в зоне комплектования архива;

  • определение степени однородности (разновидности) информации, содержащейся в их документах постоянного хранения;

  • определение повторяемости информации документов организаций в фондах их вышестоящих органов;

  • определение конкретных организаций из всей их группы в зоне комплектования архива, документы которых должны быть приняты на государственное хранение.

При определении количественного состава организации, непосредственно передающих свои документы в полном комплексе в государственный архив, необходимо учитывать, что однозначных рекомендаций здесь быть не может. Объем выборочной совокупности определяется каждым государственным архивом с учетом особенностей зоны комплектования и емкости архивохранилищ. Важно иметь в виду, что чем полнее отражается деятельность группы организаций определенного вида (разновидности) в фондах вышестоящих организаций, тем меньше должно быть число организаций, от которых непосредственно должен быть принят полный комплекс их документов.

При выборе из однородных групп организаций, документы которых непосредственно должны поступать на государственное хранение, необходимо учитывать ряд сопутствующих факторов:

1. Фактор профильности организаций характеру специализации региона, в соответствии с которым преимущественному включению в состав источников комплектования из групп организации одного вида (разновидности) подлежат организации, которые создают документацию, отражающую историю образования и развития производства ведущего профиля (промышленного, сельскохозяйственного и т. д.) в зоне комплектования, особые социально-культурные аспекты развития региона. В состав источников комплектования могут быть включены также те организации, деятельность которых имеет особую значимость в обеспечении функционирования ведущей для зоны комплектования архива отрасли.

2.Фактор особой роли организации из всей массы организаций одного вида (разновидности) позволяет отнести к источникам комплектования прежде всего те, которые выделяются объемом деятельности, уникальностью производства, высоким уровнем организации работы, трудовыми заслугами и традициями, вносящие особый вклад в развитие отрасли. При этом необходимо учитывать и конкретно - исторический период деятельность таких организаций, их роль в отрасли в определенное время. Преимущественному включению в число источников комплектования подлежат организации, принимающие активное участие в реализации запланированного комплекса экономических, социальных, производственно - технических, научно-исследовательских, мониторинговых и иных мероприятий, направленных на достижение четко очерченной цели, имеющих важное значение для развития отрасли или региона. Например, в сфере образования при отборе в качестве источников комплектования общеобразовательных школ важно учитывать вклад конкретной школы в совершенствовании методики учебно-воспитательной работы.

3. Фактор полноты документирования основных функций организации при определении источников комплектования позволяет на основе изучения документального обеспечения ее деятельности, степени ее отражения в документах определить информационную значимость документального фонда организации. Существующее различие в полноте документирования основных функций организаций одного вида (разновидности) приводит к тому, что их документальные фонды могут быть далеко не равноценны, особенно это характерно для низовых звеньев систем образования, здравоохранения и культуры. Данный фактор, следовательно, нацеливает при групповом выборочном приеме на включение в состав источников комплектования те организации, в которых наиболее полно документируются их основные функции, а фонды, в силу этого обстоятельства, отличаются полнотой состава ценных документов.

Следует иметь в виду, что все три названных фактора необходимо учитывать при отборе источников комплектования любой отраслевой ведомственной системы.

Отнесение организаций определенного вида (разновидности) к числу источников комплектования группового выборочного приема осуществляется, как правило, на основании изучения документов вышестоящих органов управления и консультаций со специалистами соответствующего ведомства.

От всех остальных организаций определенного вида (разновидности), не попавших в выборочную совокупность, на государственное хранение в фондах вышестоящих органов поступают ценные документы, отложившиеся там в силу действия законов управления.

Состав документов, поступающих на государственное хранение от источников комплектования группового выборочного приема, определяется на основании действующих типовых и ведомственных перечней документов, номенклатур дел.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ


Изложенная в настоящих методических рекомендациях система отбора носит универсальный характер и применяется к любому виду организации различных отраслей народного хозяйства.

Использование настоящих методических рекомендаций в практической работе государственных архивов по определению конкретных источников комплектования выборочного приема должно носить творческий характер с учетом специфики организации и деятельности отраслевых систем в зонах комплектования разных архивов, сложившейся практики работы архивных учреждений, существующей сети государственных архивов.


^ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.


  1. Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов. Алматы, 1999г.

  1. Основные правила работы государственных архивов СССР. Москва, 1984г.

  2. Отбор на государственное хранение, фондирование, описание, учет документов – источников комплектования выборочного приема. Методические рекомендации. Москва, 1990г.

  3. Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Алматы, 1999г.

  4. Рекомендации по составлению списков учреждений и предприятий, являющихся источниками и потенциальными источниками комплектования государственных архивов Республики Казахстан всех уровней. Алматы, 1999г.



Похожие:

Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов источников комплектования выборочного приема. Составитель iconОрганизация комплектования архива
Составление и ведение списков источников комплектования архива § Экспертиза ценности документов
Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов источников комплектования выборочного приема. Составитель iconМетодические рекомендации по фондированию документов исполнитель Зав отделом комплектования и контроля за ведомственными
Документального фонда учреждения или лица, имеющая политическое, научное, социальное, культурное или историческое значение, составляет...
Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов источников комплектования выборочного приема. Составитель iconМетодические рекомендации по составлению контента
Методические рекомендации составлены творческой группой под руководством Томпиевой М. И., ст преподавателя кафедры огнпо ипк пгс...
Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов источников комплектования выборочного приема. Составитель iconИнструкция по привлечению и отбору квалифицированных кадров для занятия вакантных должностей
Инструкция по привлечению и отбору квалифицированных кадров для занятия вакантных должностей. – Методические рекомендации. – Астана....
Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов источников комплектования выборочного приема. Составитель iconМетодические рекомендации по подготовке документов структурных подразделений
Из таких документов формируется Национальный архивный фонд Республики Казахстан, и они хранятся в государственных архивах
Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов источников комплектования выборочного приема. Составитель iconМетодические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов
Национального архивного фонда Республики Казахстан (наф рк) и документов по личному составу
Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов источников комплектования выборочного приема. Составитель iconМетодические рекомендации по отбору, экспертизе ценности, научно-технической обработке и составлению нса к научно-технической документации
Цга нтд рк центральный государственный архив научно-технической документации Республики Казахстан
Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов источников комплектования выборочного приема. Составитель iconМетодические рекомендации г. Астана, 2010
Непрерывное профессиональное развитие медицинских работников. – Методические рекомендации. – Астана. – 2010. 31с
Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов источников комплектования выборочного приема. Составитель iconМетодические рекомендации по эксплуатации буровых насосов и их обвязок; 4 Методические рекомендации по освоению скважин азотом
В соответствии с приказом Министра по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан «О порядке утверждения нормативных актов и согласования...
Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов источников комплектования выборочного приема. Составитель iconМетодические рекомендации по стилоскопированию деталей и сварных швов энергетических установок Общие положения
Настоящие методические рекомендации (далее – мр) распространяются на контроль металлов, полуфабрикатов, деталей, сборочных единиц...
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©kzgov.docdat.com 2000-2014
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы