План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год icon

План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год



НазваниеПлан работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год
страница1/3
Дата конвертации23.10.2013
Размер0.61 Mb.
ТипПлан
источник
  1   2   3



УТВЕРЖДАЮ

Директор государственного архива Восточно-Казахстанской области

_______________ О.Г.Полякова

« ____» __________ 2010г.


ПЛАН

работы государственного архива

Восточно-Казахстанской области на 2011 год.


Введение


В 2011 году работа государственного архива Восточно-Казахстанской области будет направлена на внедрение в практику «Единых правил организации комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда».

В 2011г. при наличии финансовых средств планируется провести текущий ремонт фасада здания по ул.Крылова, 39, фасада, крыши, служебных кабинетов, архивохранилищ в здании по ул.Потанина, 12а.

В госархиве области будет проводиться работа по улучшению физического состояния документов, в том числе подшивка, реставрация документов, а также картонирование, проверка наличия и физического состояния документов, проверка документов, бывших в использовании в 2010г., проверка санитарно-биологического состояния документов, создание фонда пользования, восстановление затухающих текстов, выявление особо ценных документов и документов, относящихся к объектам национального культурного достояния.

В целях соблюдения правил пожарной безопасности будут устраняться замечания, сделанные органами госпожнадзора в ходе пожарно-технического обследования зданий госархива области.

В 2011г. госархивом области будет продолжена работа по госучету документов с заполнением основных и вспомогательных учетных документов.

В рамках реализации Программы создания электронного архива в госархиве области продолжится работа по развитию и совершенствованию информационных технологий: сканирование документов, пополнение баз данных «Видеотека», «Административно-территориальное деление», «Книга памяти», «Электронный фондовый каталог», «Регистратор архива», «Именной каталог», создание мультимедийных презентаций. Запущенный в 2010г. официальный сайт «Государственный архив Восточно-Казахстанской области» (http://e-arhiv.vko.gov.kz) будет наполняться уникальной, полезной и интересной информацией. При выделении финансовых средств администратором бюджетных программ будет продолжена работа (3 этап) по созданию и развитию программно-аппаратного комплекса «Электронный архив».

В области формирования НАФ Республики Казахстан и организационно-методического руководства ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий госархив области будет заниматься внедрением в работу организаций «Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях», «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденных приказом и.о. Министра культуры м информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009г. №128 (рег.№ 5834 от 28 октября 2009г.). В 2011 году будет продолжена работа по комплектованию госархива области управленческой, научно-технической документацией, документами по личному составу и на пленочных носителях. Будет продолжена работа по комплектованию аудиовизуальной документацией, документами личного происхождения. В связи с этим госархив области будет заниматься видео- и фотосъемками, проводить работу с держателями личных фондов.

В 2011г. госархив области продолжит работу по научно-технической обработке документов, по пролонгированию и заключению договоров о взаимоотношениях в области архивного дела и документационного обеспечения управления с организациями негосударственной формы собственности. С целью определения группы риска планируются совместно с управлением архивов и документации области проверки состояния документирования и ведомственного хранения документов в организациях – источниках комплектования госархива области системы Министерства здравоохранения и охраны окружающей среды. Госархив области продолжит работу с организациями в плане организационно-методического руководства ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий.

В области создания информационно-поисковых систем госархив области продолжит работу по описанию документов личного происхождения, документов на пленочных носителях, переработке, каталогизации управленческой, научно-технической документации, документов личного происхождения и на пленочных носителях.

В области использования документов работа будет посвящена знаменательным датам и событиям. В связи с этим планируется подготовить фотодокументальные выставки, телепередачи, статьи, информационные документы, школьные уроки. Важное значение будет придаваться исполнению запросов социально-правового, тематического, генеалогического характеров.

В области публикации документов госархивом области будут подготовлены и оформлены сборники документов (брошюры) «Георгий Николаевич Потанин», «Протозанов Александр Константинович».

Ввиду большого количества поступающих запросов социально-правового характера и участия всех сотрудников архива и в их исполнении остаются переходящими на 2011 год некоторые невыполненные в 2010 году виды работ, а также по этой же причине уменьшены объемные показатели некоторых видов работ.

В госархиве области будет большое внимание уделяться внедрению государственного языка. На государственный язык будут переводиться планово-отчетная документация, приказы по основной деятельности, протоколы заседаний дирекции, статьи, методические разработки и т.п.

На заседаниях дирекции госархива области будут рассматриваться вопросы выполнения планов работы архива, актуальные вопросы, возникающие в процессе работы. На заседаниях экспертной комиссии будут рассматриваться результаты восстановления описей, создания описей на страховой фонд, номенклатура дел госархива области и др.



  1. ^ Обеспечение сохранности и государственный учет документов

Национального архивного фонда РК.


Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда РК


В 2011 году при выделении финансовых средств администратором бюджетных программ планируется провести текущие ремонты фасада здания по ул.Крылова, 39, крыши, фасада, архивохранилищ, кабинетов в здании по ул.Потанина, 12а.

В 2011 году будет продолжено выполнение обязательного комплекса контрольно-профилактических мероприятий по сохранению документов, находящихся на госхранении, а так же при их приеме: акклиматизация документов, дезинфекция, дезинсекция документов (с помощью специальных служб), обеспыливание документов. Для поддержания необходимых условий хранения документов будут осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима в архивохранилищах путем их проветривания и влажной уборки, будет вестись наблюдение за системой электро- и теплоснабжения, работой водопровода. Будут устраняться замечания по предписаниям электро- и теплоснабжающих организаций.

В целях соблюдения правил пожарной безопасности при наличии финансовых средств планируются мероприятия, которые необходимо провести в определенные сроки: взвешивание, перезарядка огнетушителей, а также перезарядка баллонов на станции автоматического газового пожаротушения в здании архива по ул.Головкова, 26/1 и дальнейшее их обслуживание, замена пусковых устройств системы пожарной и охранной сигнализации, частичная замена рукавов пожарных кранов зданий госархива области. Ввиду отсутствия финансовых средств в бюджете 2010г., переходящими на 2011г. остаются мероприятия по устранению замечаний органов госпожнадзора, выявленных в ходе пожарно-технических обследований зданий госархива области: приобретение и установка насосов-повысителей в здании архива по ул.Головкова, 26/1, восстановление и монтаж системы вентиляции в зданиях госархива области, монтаж системы пожаротушения в здании по ул.Потанина, 12а.

С целью улучшения физического состояния документов в 2011году планируется подшить и оформить обложки 160 описей дел (после приема документов на госхранение, а также ввиду их ветхости), при наличии финансовых средств переплести типографским способом 83 газеты, отреставрировать 91 ед.хр., 7000 листов фонда №1 «Усть-Каменогорский Совет народных депутатов и его исполком», фонда №133п «Курчумский районный комитет Всесоюзной Коммунистической партии (большевиков)», фонда №652 «Восточно-Казахстанский государственный университет им. С. Аманжолова», фонда №590 «Управление мелиорации и водного хозяйства Восточно-Казахстанской области», фонда №169 «Алтайский геологоразведочный трест по разведке цветных металлов «Алтайцветметразведка». В 2011 году будет подшито 3100 ед.хр., выявленных в ходе проверки наличия и физического состояния документов, а также после переработки описей дел фонда № 816 «Восточно-Казахстанский областной союз потребительских обществ», качество подшивки которых требует проведения данной работы.

В 2011г. будет закартонировано 3740 ед.хр., изготовлено 1200 коробок ручным способом, зашифровано 760 коробок. В связи с плановой переработкой описей дел фонда №816 «Восточно-Казахстанский областной союз потребительских обществ», проверкой наличия и физического состояния документов планируется перенумеровать 22680 листов. Кроме этого, в 2011 году будет перекартонировано 7000 документов, перешифровано 800 коробок, сформировано 1500 связок, изготовлено 1300 новых ярлыков, заменено 3943 ветхих ярлыка, наклеено 1300 ярлыков на коробки.

В 2010г. госархив области планирует восстановить 150 листов (24 ед.хр.) затухающего текста фонда №19п «Усть-Каменогорский городской комитет Коммунистической партии Казахстана».

Госархивом области в 2011г. планируется просмотреть 28 фондов 1 и 2 категории – 16194 ед.хр. с целью выявления ОЦД и документов, относящихся к объектам национального культурного достояния. (4345 ед.хр. полистно, 11849 ед.хр. по заголовкам). При этом планируется просмотреть документы следующих фондов: фонда № 296 «ГУ «Аппарат акима города Усть-Каменогорска», фонда №350 «Редакция областной газеты «Дидар», фонда № 631 «Герасимов Семен Николаевич – старейший учитель Восточно-Казахстанской области, заведующий кафедрой политэкономии Усть-Каменогорского педагогического института, учёный, краевед, журналист» и др. (Приложение 1). Переходящим остается на 2011г. выявление ОЦД на фонды: № 186 «Семейный фонд Поповых: Валентин Егорович – кандидат геолого-минералогических наук, декан факультета естествознания Усть-Каменогорского педагогического института, Ксения Ивановна – кандидат географических наук, доцент кафедры физической географии Усть-Каменогорского педагогического института» и №261 «Открытое акционерное общество «Иртышский химико-металлургический завод», так как работа не выполнялась ввиду большого количества поступивших запросов социально-правового характера и участия всех сотрудников в их исполнении. Будет описано 350 ОЦД. На выявленных делах, коробках будут проставлены штампы ОЦ, дела будут обособлены. Итоги выявления ОЦД будут внесены в учетные документы.

В 2011г. для создания фонда пользования будет продолжено сканирование документов о награждении орденами и медалями «Медаль материнства», по опекунству и усыновлению, распоряжения, протоколы заседаний и другие фонда №1 «Усть-Каменогорский городской Совет народных депутатов». Планируется продолжить работу по сканированию особо ценных документов и записи их на лазерные диски для создания фонда пользования на документы личного происхождения. Это фонд №50 «Черных С.Е. – отличник архивного дела, писатель-краевед, заслуженный работник культуры КазССР, член Союза писателей СССР» Всего будет переведено в электронный вид 300 ед.хр., создано 44460 скан-образов. Прошедшие сканирование дела, в том числе особо ценные, будут опечатаны.

Для оформления фотодокументальных выставок, мультимедийных презентаций, брошюр и т.д. планируется отсканировать 720 документов и фотографий.

Для обеспечения возможности оперативного полнотекстового доступа к электронным документам все отсканированные документы будут занесены в базу данных «Регистратор архива».

Госархив области планирует отксерокопировать 10000 листов документов (при исполнении запросов, исследователям в читальный зал и т.п.).

В 2011г. будет продолжена проверка наличия и физического состояния дел фондов 1 и 2 категорий – 22742 ед.хр., из которых 8069 ед. хр. – документы секретного делопроизводства. (Приложение 2). Кроме этого, будут проверены дела, бывшие в использовании в 2010г. – 8866 ед.хр. (Приложение 3). На 2011г. планируется проверка санитарно-биологического состояния 1712 ед.хр. (Приложение 4). Кроме этого, в 2011г. планируется проверить наличие и техническое состояние 700 ед.хр. документов страхового фонда. С одновременной проверкой наличия и физического состояния документов будут составляться карточки учета физического состояния дел, акты проверок наличия и состояния дел.

На 50 фондов планируется провести выверку комплекта учетных документов.

Из архивохранилищ в 2011г. для работы в читальном зале, для исполнения запросов социально-правового, тематического характера, по переработке описей дел, выявлению ОЦД и т.п. планируется выдать свыше 100000 ед.хр., 8700 описей. Также планируется выдать 200 ед. хр. во временное пользование организациям и учреждениям города. В целях рационального размещения дел в результате приема их на госхранение, а также для удобства работы хранителей фондов будет проводиться их перемещение внутри архивохранилищ.

С целью упорядочения описей и дел в 2011 году планируется перешифровка 2202 ед.хр. следующих фондов: фонда № 85 «Согринская ТЭЦ Алтайского производственного объединения энергетики и электрификации «Алтайэнерго», фонда № 658 «ОАО «Усть-Каменогорский молочный комбинат», фонда №665 «Общественное объединение Восточно-Казахстанский Совет профсоюзов Федерации профсоюзов РК», фонда №751 «Отдел образования города Усть-Каменогорска», фонда № 852 «Усть-Каменогорский титано-магниевый комбинат», фонда № 945 «Научно-производственное объединение «Востокмашзавод» и фонда №1150 «ОАО «Усть-Каменогорский завод металлоизделий». Также будет продолжена работа по восстановлению описей дел фонда №1189 «Хозрасчетный магазин №6 Горпромторга», фонда №1293 «Усть-Каменогорское объединение «Промтовары», фонда № 1190 «Хозрасчетный магазин №7 Горпромторга», фонда № 1133 «Управление механизации строительства Производственно-акционерного концерна «Саулет» и др. Всего 1113 ед. хр. Одновременно планируется провести частичную экспертизу дел данных фондов в количестве 331 ед. хр..

Государственный учет документов Национального архивного фонда РК


Работа госархива в области государственного учета в 2011г. будет осуществляться в рамках инструкции по государственному учету документов НАФ РК. В связи с этим будет проводиться плановая работа по ведению книг учета поступлений документов на бумажной основе, видео- фотодокументов, страхового фонда, списка фондов, реестра описей дел, реестра описей ОЦД и т.д.

В 2011г. будет продолжена работа по составлению сведений об изменениях в составе и объеме фондов, паспорта архивного фонда госархива области.

В 2011г планируется составить 15 новых листов фондов, в 10 листов фондов внести изменения, продолжить и пересоставить 65 листов фондов. Также планируется составить 15 карточек ф.10 на новые фонды, в 10 карточек фондов планируется внести изменения, 65 карточек ф.10 пересоставить и продолжить с учетом особо ценных дел.

В 2011 году в связи с перемещением дел внутри архивохранилищ, приемом документов на госхранение планируется продолжить работу по уточнению паспортов архивохранилищ.

В связи с плановой переработкой описей дел фонда №816 «Восточно-Казахстанский областной союз потребительских обществ», выявлением ОЦД, приемом дел на государственное хранение, проверкой наличия и состояния дел в 2011г. будет продолжена работа по ведению дел фондов. После переработки описей дел будет проведена работа с учетными документами переработанного фонда №816.

Госархивом области была подготовлена в управление архивов и документации области служебная записка от 22 ноября 2010 года №299/01-28 о том, что в программе «Архивный фонд» в апреле 2010 года произошел сбой, ввиду чего дальнейшая работа в этой программе невозможна, так как она не подлежит восстановлению. На 2011 год планируется работа по внесению изменений и дополнений сведений в базу данных «Электронный фондовый каталог».

Госархивом области с одновременной проверкой наличия дел, в связи с перемещением дел будут выверяться, уточняться и пересоставляться постеллажные и пофондовые топографические указатели. Будет продолжено категорирование фондов, дела которых поступили на государственное хранение в 2010 году с представлением результатов на рассмотрение Восточно-Казахстанской областной экспертно-проверочной комиссии.

С целью упорядочения описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, находящихся в госархиве области, в 2011г. планируется продолжить сверку экземплярности этих описей.


^ 2.Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан.

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий. Работа с архивами негосударственных юридических лиц

и их объединениями.


В 2011г. на государственное хранение планируется принять 3000 ед. хр. управленческой документации, сроки ведомственного хранения которой истекли, 660 ед.хр. по личному составу, 250 ед. хр. научно-технической документации (Приложение 5), 3 ед.хр. видеодокументов, 150 ед.хр. фотодокументов. Показатель приема документов по личному составу занижен по сравнению с 2010 годом ввиду отсутствия площадей и аварийного состояния здания, предназначенного для хранения документов по личному составу.

Госархивом области в 2011г. будет продолжена организационная работа с ТОО «Студия Реал-Тайм», Восточно-Казахстанским филиалом АО «Республиканская телерадиокорпорация «Казахстан» по комплектованию архива аудиовизуальной документацией. Помимо этого госархивом области самостоятельно будут проводиться съемки, посвященные юбилеям выдающихся людей области, творческих вечеров поэтов и писателей согласно планам проведения мероприятий Восточно-Казахстанского областного музея искусств, Малой Ассамблеи дружбы народов, библиотеки им. А.С.Пушкина, а также календарю знаменательных и памятных дат. Собственными силами будут проводиться и внеплановые видео- и фотосъемки праздников и других мероприятий области, которые будут проходить в области и областном центре. Всего планируется провести 30 видео- и фотосъемок.

Будет продолжена работа с держателями документов личного происхождения по установлению связей с владельцами документов, ведению переговоров о передаче документов личного происхождения на государственное хранение. После проведения переговоров планируется принять документы на государственное хранение от 8 держателей документов личного происхождения (Приложение 6).

Экспертизе ценности документов, находящихся на ведомственном хранении, будет подвергнуто 1095 ед.хр. управленческой документации, 1781 ед.хр. по личному составу, 250 ед.хр. научно-технической документации (Приложение 7), 30 ед.уч. видеодокументов, 150 ед.хр. фотодокументов.

В 2011г. будут разосланы письма 33 организациям – источникам комплектования госархива области о необходимости проведения научно-технической обработки управленческой документации (Приложение 8).

Госархивом области будет продолжена работа по заключению и пролонгированию договоров о взаимоотношениях в области архивного дела и документационного обеспечения управления с 11 организациями негосударственной формы собственности (Приложение 9).

В 2011г. госархив области будет участвовать с управлением архивов и документации области в проведении контрольных проверок по результатам комплексных проверок состояния документирования и организации хранения документов в организациях системы Министерства культуры и информации Республики Казахстан (Приложение 10).

По указанию Комитета информации и архивов Республики Казахстан госархив области с управлением архивов и документации области примет участие в проведении проверок состояния документирования и ведомственного хранения архивных документов для выявления группы риска в 19-ти организациях системы Министерства здравоохранения Республики Казахстан и охраны окружающей среды (Приложение 11).

Также будет проводиться работа по уточнению и составлению списка организаций – источников комплектования государственного архива области.

Госархивом области будет продолжена работа по внедрению «Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» и «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденных приказом и.о. министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009г. № 128 в учреждения и организации – источники комплектования госархива области. С этой целью в 2011г. госархив области продолжит работу с организациями в плане организационно-методического руководства ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий. Будет оказываться помощь работникам служб управления документацией организаций и ведомственных архивов в разработке инструкций по делопроизводству, положений о ведомственных архивах, центрально-экспертных комиссий (ЦЭК), экспертных комиссий (ЭК), бланков организационно-распорядительных документов, в составлении номенклатур дел, в том числе секретного делопроизводства. Работникам ведомственных архивов также будет оказываться методическая и практическая помощь в подготовке описей дел постоянного, долговременного хранения и дел по личному составу, в составлении актов о выделении к уничтожению документов. Планируется принять участие в подготовке и проведении совещаний и семинаров в учреждениях по изучению основных вопросов документационного обеспечения управления и ведомственного хранения документов.

В 2011г. будет продолжена работа по ведению наблюдательных дел на архивы организаций, картотек учета работы с организациями, учета владельцев личных фондов, журнала поступления фондов.

Госархив области продолжит работу по составлению справочника о местонахождении документов по личному составу.

В связи с изменением структуры планируется пересоставить номенклатуру дел госархива области на 2011г.

  1   2   3



Похожие:

План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год iconПлан работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2012 год
В 2012 году работа государственного архива Восточно-Казахстанской области будет направлена на внедрение в практику «Единых правил...
План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год iconПлан работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2010 год
Восточно-Казахстанской области будет направлена на внедрение в практику «Правил организации комплектования, хранения, учета и использования...
План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год iconОтчет о выполнении показателей работы кгу «Государственный архив» управления архивов и документации Восточно-Казахстанской области за 1 квартал 2013 год
Филиал со штатной численностью в 36 человек расположен в здании архива по ул. Потанина, 12а. Все вновь образованные филиалы прошли...
План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год iconГосударственный архив Восточно-Казахстанской области
Административно-хозяйственный отдел1 является структурным подразделением государственного архива Восточно-Казахстанской области2
План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год iconОтчет о выполнении основных показателей развития архивного дела в Восточно-Казахстанской области за 2008 год
Восточно-Казахстанской области на 2008 год, планов мероприятий: по реализации программы «электронное управление» в Восточно-Казахстанской...
План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год iconКонкурс по государственным закупкам по текущему ремонту здания Государственного архива Восточно-Казахстанской области по ул. Потанина,12А
Сулейменова А. А. – начальник отдела организации деятельности государственных архивов области, государственного учета и инспектирования...
План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год iconПлан работы Восточно-Казахстанского областного маслихата на 2012 год
Курмангалиев Айтмуханбет Алмадиевич – председатель ревизионной комиссии по Восточно-Казахстанской области
План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год iconПлан работы Восточно-Казахстанского областного маслихата на 2013 год
Уразалиев Серикказы Бигазинович – начальник управления финансов Восточно-Казахстанской области
План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год iconОсновные направления развития архивного дела в Восточно- казахстанской области на 2009 год
Программы создания «электронного акимата» и «электронного архива», внедрение международных стандартов качества управления исо-9000...
План работы государственного архива Восточно-Казахстанской области на 2011 год iconОсновные направления развития архивного дела в Восточно- казахстанской области на 2010 год
Программы создания «электронного акимата» и «электронного архива», внедрение международных стандартов качества управления исо-9001:...
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©kzgov.docdat.com 2000-2014
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы

Разработка сайта — Веб студия Адаманов