Н. Шерубаев 2011 года icon

Н. Шерубаев 2011 года



НазваниеН. Шерубаев 2011 года
Дата конвертации15.01.2013
Размер160.16 Kb.
ТипДокументы
источник




Утверждаю:

Руководитель аппарата акима

Восточно-Казахстанской области


_____________ Н.Шерубаев

«_____» ___________ 2011 года





Положение

об отделе документационного обеспечения

аппарата акима Восточно-Казахстанской области

1. Общие положения

  1. Отдел документационного обеспечения аппарата акима Восточно-Казахстанской области (далее - Отдел) является структурным подразделением аппарата акима Восточно-Казахстанской области (далее - аппарат).

  2. Отдел осуществляет свою деятельность в соответствии с Кон­ституцией и Законами Республики Казахстан, актами Президента Рес­публики Казахстан, Администрации Президента Республики Казахстан, Правительства Республики Казахстан, иными нор­мативными правовыми актами, а также настоящим Положением.

  3. Штатная численность Отдела определяется штатным распи­санием аппарата, утверждаемым акимом области.

  4. Положение об Отделе утверждается руководителем аппарата.

^ 2. Основные задачи, функции и права Отдела

5. Основными задачами Отдела являются:

  1. организация делопроизводства в аппарате в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан;

  2. работа в системе электронного документооборота;

  3. обеспечение контроля за сроками исполнения служебной корреспонденции, писем, жалоб, обращений юридических и физических лиц;

  4. обеспечение перехода делопроизводства в аппарате акима области, акиматах городов и районов на государственный язык.

    1. Отдел в соответствии с поставленными задачами осуществляет следующие функции:

  1. обеспечение оперативного учета, прохождения, рассмотре­ния и отправления несекретной документации;

  2. осуществление экспертизы оформления проектов актов аки­ма и акимата области, подготовленных государственными органами;

  3. осуществление проверки работы по ведению делопроизводства, контролю служебной корреспонденции, писем, жалоб, обращений юридических и физических лиц в аппаратах акимов области, городов и рай­онов, управлений;

  4. подготовка графиков приема граждан акимом области, его заместителями, руководителем аппарата, руководи­телями областных управлений;

  5. обеспечение организации приема юридических и физических лиц в аппарате;

  6. участие в подготовке и проведении заседаний акимата области, составлении повесток дня, подготовке материалов к заседаниям акимата области;

  7. оформление и рассылка материалов, протоколов заседаний акимата области;

  8. обеспечение выпуска актов акима области, акимата области, их рассылка и хранение;

  9. организация временного хранения архивных документов. Обеспечение их обработки и передачи в государственный архив;

  10. взаимодействие в пределах своей компетенции с другими структурными подразделениями аппарата, акимата области, государственными органами области.

7. В целях реализации основных задач и осуществления своих функций Отдел в пределах своей компетенции вправе:

  1. вести служебную переписку с государственными и иными организациями по вопросам, отнесенным к ведению Отдела;

  2. контролировать наличие согласования проектов нормативных правовых и иных актов с заинтересованными органами, аутентичность государственного и официального языков и в случаях его несоответ­ствия возвращать соответствующие проекты на доработку;

  3. направлять и возвращать корреспонденцию по вопросам, не требующим рассмотрения акимом области, заместителями акима, руководителем аппарата акима области в соответствующие управления, государственные органы;

  4. проверять ведение делопроизводства, хранение документов, правильность оформления дел в структурных подразделениях аппарата;

  5. возвращать адресатам неправильно оформленные документы, а также документы по вопросам, решение которых не входит в их компетенцию;

  6. выполнять анализ ведения документирования и состояния исполнительской дисциплины в аппаратах акимов городов и районов области и управлениях, финансируемых из местного бюджета;

  7. запрашивать от отделов аппарата акима области, областных управлений, территориальных инспекций, комитетов, департаментов информацию и другие мате­риалы по вопросам ведения делопроизводства, приема юридических и физических лиц, рассмотрения их обращений;

  8. осуществлять иные права в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

^ 3. Организация деятельности Отдела, полномочия его должностных лиц

  1. Отдел возглавляет заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый от должности акимом области по представлению руководителя аппарата.

  2. Заведующий отделом работает под непосредственным руководством руководителя аппарата.

10. Заведующий Отделом:

  1. организует и руководит работой отдела;

  2. определяет обязанности и должностные полномочия каждого работника Отдела;

  3. осуществляет иные полномочия в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.



^ Заведующая отделом

документационного обеспечения

аппарата акима Восточно-

Казахстанской области А. Серикбаева



Утверждаю:

Руководитель аппарата акима

^ Восточно-Казахстанской области


_____________ Н.Шерубаев

«_____» ___________ 2011 года




Должностные обязанности

сотрудников отдела документационного обеспечения

аппарата акима Восточно-Казахстанской области


^ Заведующая отделом Серикбаева А.К.

Работает непосредственно под руководством руководителя и заместителя руководителя аппарата акима области.

осуществляет руководство работой отдела;

обеспечивает взаимодействие с другими отделами аппарата акима области;

вносит предложения по структуре и штатному расписанию отдела, о назначении и освобождении работников отдела, по отпускам, поощрениям и наказаниям сотрудников отдела, по плану и мероприятиям аппарата акима области по вопросам организации ведения делопроизводства, повышения уровня исполнительской дисциплины в отделах аппарата акима области, областных управлениях, инспекциях, департаментах, аппаратах акимов городов и районов;

вносит предложения в план работы Восточно-Казахстанского областного акимата и аппарата акима области;

вносит проекты нормативных правовых актов акима и акимата области, по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

организует работу структурных подразделений отдела, его работников, мобилизует их на выполнение задач, поставленных перед отделом, принимает меры к совершенствованию профессиональной подготовки работников отдела;

координирует работу по регистрации подписанных акимом области постановлений акимата, решений и распоряжений, обеспечивает их рассылку;

координирует рассмотрение и анализ обращений физических и юридических лиц, организует прием граждан;

организует работу приемных акима области, заместителей акима области, руководителя аппарата акима области;

выполняет поручения руководителя аппарата акима области по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

В отсутствие заведующего отделом ее обязанности исполняет один из специалистов отдела по согласованию с руководителем аппарата акима области.


^ Главный специалист Машканцева З.М.

Участвует в составлении плана работы отдела, готовит отчеты о работе;

организует работу по приему, регистрации входящей и исходящей корреспонденции, своевременную их обработку и доведение поручений руководства до исполнителей, обеспечивают единый порядок ведения делопроизводства в аппарате акима области в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан;

ведет и анализирует информационно-контрольную работу по поручениям акима области, его заместителей, руководителя аппарата по служебной переписке, готовит аналитические справки по состоянию их исполнения должностными лицами аппарата акима области, областных управлений, комитетов, департаментов, аппаратов акимов городов и районов области;

анализирует состояние исполнительской дисциплины в аппарате акима области, в аппаратах акимов городов и районов, областных управлениях;

запрашивает от исполнителей поручений акима области, его заместителей, руководителя аппарата информации и другие материалы, необходимые для анализа, полноты и своевременности исполнения поручений;

вносит предложения по совершенствованию делопроизводства;

вносит предложения заведующему отделом по вопросам, требующих оперативного вмешательства с целью соблюдения сроков исполнения поручений, совершенствованию работы отдела;

осуществляет контроль за своевременным исполнением служебной корреспонденции, за правильным оформлением корреспонденции;

принимает меры по обеспечению работников сектора документационного обеспечения необходимыми инструктивными и справочными материалами;

исключает дублирование контроля поручений по одним и тем же вопросам по служебной корреспонденции;

работает в системе электронного документооборота.

Взаимозаменяемость – Имамбаева Г.Е.


^ Главный специалист Имамбаева Г.Е.

Ведет прием, регистрацию, учет и предварительную разметку входящей корреспонденции;

ведет картотеку контрольных документов, формирует и корректирует базу данных по документообороту;

организует отправку исходящей корреспонденции в соответствии с листами рассылки, проверяет ее соответствие установленным требованиям, в случае несоответствия возвращает документы без регистрации;

организует работу по приему, регистрации входящей и исходящей корреспонденции, своевременную их обработку и доведение поручений руководства до исполнителей, обеспечивают единый порядок ведения делопроизводства в аппарате акима области в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан;

осуществляет контроль за своевременным исполнением служебной корреспонденции и их правильном оформлении;

проводит анализ представляемых исходящих документов, исполненных с нарушением установленных требований;

дает разовые информации о ходе исполнения конкретного документа или группы документов;

исключает дублирование контроля поручений по одним и тем же вопросам по служебной корреспонденции;

ведет текущий архив отдела;

осуществляет подготовку отчетов по инициативным письмам, аналитических записок, информаций отдела;

готовит планы работы отдела и отчеты о работе отдела;

работает в системе электронного документооборота.

Взаимозаменяемость – Машканцева З.М.


^ Главный специалист Коккозева Ф.К.

Участвует в составлении плана работы отдела, готовит отчеты о работе;

осуществляет регистрацию постановлений акимата, решений, распоряжений акима области, приказов руководителя аппарата акима области, заверяет их копии в установленном порядке и рассылает их в соответствии с утвержденной руководителем аппарата акима области рассылкой;

организует работу по подготовке нормативных правовых актов акима области на государственную регистрацию в органы юстиции;

осуществляет подготовку к официальному опубликованию в средствах массовой информации нормативных правовых актов, зарегистрированных в департаменте юстиции, информаций о прекращении их действия, их хранение и систематизация;

ведет мониторинг постановлений акимата, решений и распоряжений акима области, осуществляет их учет и хранение. Готовит отчеты, информации в установленном порядке;

ведет учет, систематизацию и ведение контрольных документов (подлинников) принятых акиматом и акимом области актов, внесение в них всех текущих изменений и дополнений;

оказывает информационно-методическую помощь департаментам, управлениям по вопросам делопроизводства, оформления, согласования нормативных правовых актов. Ведет регистрацию приглашенных на аппаратные совещания акима области, заседания акимата;

работает в системе электронного документооборота.

Взаимозаменяемость – Камзина Г.А.


^ Главный специалист Камзина Г.А.

Участвует в составлении плана работы отдела, готовит отчеты о работе;

составляет проекты повесток дня заседаний акимата в соответствии с планом работы;

осуществляет контроль за ходом подготовки проектов постановлений акимата, вопросов и информаций, рассматриваемых на заседаниях акимата, определяет их соответствие предъявляемым требованиям. Обеспечивает своевременную подготовку материалов на заседания акимата, организует их тиражирование и комплектование папок для членов персонального состава акимата. Обеспечивает сбор текстов докладов и выступлений по вопросам, вносимым на заседание акимата для организации синхронного перевода;

готовит списки участников заседаний областного акимата, писем-приглашений на заседание акимата руководителям силовых структур, организует оповещения участников акимата. Подготовка, составление порядка ведения акимата;

участвует в доработке проектов постановлений областного акимата с учетом замечаний и предложений, высказанных на заседаниях;

организует ведение и расшифровку записей хода проведения заседаний акимата с последующим оформлением протоколов, отражающих ход рассмотрения вопросов. Обеспечивает оформление полного комплекта протокола и сдачу его на переплет;

составляет аналитические справки по итогам полугодия о рассмотрении вопросов и информаций на заседаниях акимата;

проводит экспертизу проектов актов акима и акимата области, подготовленных государственными органами на соответствие требованиям Правил оформления и согласования проектов подзаконных нормативных правовых актов, в случаях несоответствия возвращает их исполнителям на доработку. Оказывает информационно-методическую помощь департаментам, управлениям по вопросам оформления и согласования нормативных правовых актов;

работает в системе электронного документооборота.

Взаимозаменяемость – Коккозева Ф.К.


^ Главный специалист Мустафина Н.М.

Ведет делопроизводство по обращениям физических и юридических лиц;

участвует в составлении плана работы отдела, готовит отчеты о работе;

организует работу в отделах аппарата акима области, областных управлениях, инспекциях, департаментах, аппаратах акимов городов и районов по рассмотрению, обращений физических и юридических лиц, организации их приема;

организует прием граждан по личным вопросам, ведет их запись на прием к руководству области;

осуществляет контроль за своевременной регистрацией и соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в аппарате акима области, аппаратах акимов городов и районов области, в областных управлениях, комитетах, департаментах;

на постоянной основе напоминает исполнителям о сроках рассмотрения обращений, выполнение которых находится на контроле;

организует работу по полному исполнению поступивших обращений граждан, снятию обращений с контроля или продлению сроков рассмотрения;

готовит месячные, квартальные и годовые отчеты по установленной форме, статистический отчет по форме 1-ОЛ, а также раз в полгода анализ по рассмотрению обращений граждан, мониторинг результатов рассмотрения обращений граждан по вопросам коррупции;

представляет данные о приеме граждан, а также график приема граждан руководителями аппарата акима области в Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан (ежеквартально);

осуществляет ежедневный прием физических и юридических лиц и их консультацию по характеру вопросов, а также консультирует работников государственных органов по организации работы по обращениям граждан;

исключает дублирование контроля поручений по одним и тем же вопросам, содержащимся в обращениях физических и юридических лиц;

работает в системе электронного документооборота.

Взаимозаменяемость – Чиканцева Е.Н.


^ Ведущий специалист Чиканцева Е.Н.

Ведет делопроизводство по обращениям физических и юридических лиц;

осуществляет контроль за своевременной регистрацией и соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в аппарате акима области, аппаратах акимов городов и районов области, в областных управлениях, комитетах, департаментах;

осуществляет регистрацию и учет письменных и устных обращений физических и юридических лиц, постановку их на контроль. Направляет обращения граждан, согласно резолюции руководства акимата, до исполнителей. Формирует руководству документы по обращениям для снятия их с контроля. Оформляет в электронной программе снятие обращений физических и юридических лиц с контроля;

осуществляет прием граждан по личным вопросам;

составляет отчеты по обращениям физических и юридических лиц (ежемесячный, квартальный, полугодовой, годовой);

участвует в составлении плана работы отдела, готовит отчеты о работе;

работа с виртуальной приемной;

проводит аналитическую работу по обращениям;

на постоянной основе напоминает исполнителям о сроках рассмотрения обращений, выполнение которых находится на контроле;

консультирует работников аппарата и других государственных органов по работе с обращениями физических и юридических лиц;

готовит документы по обращениям физических и юридических лиц и сдает их в архив;

исключает дублирование контроля поручений по одним и тем же вопросам, содержащимся в обращениях физических и юридических лиц;

работает в системе электронного документооборота.

Ведение табеля выхода сотрудников отдела на работу.

Взаимозаменяемость – Мустафина Н.М.


^ Главный специалист Закирьянова А.К.

участвует в составлении плана работы отдела, готовит отчеты о работе;

осуществляет синхронный перевод проводимых совещаний, заседаний акимата;

осуществляет перевод служебных документов на государственном и русском языках, подготовленных аппаратом акима области;

осуществляет редакционную экспертизу проектов нормативных правовых актов акимата и акима области, служебных документов на государственном и русском языках, подготовленных аппаратом акима области, исполнительными органами:

управление архивов и документации;

управление государственного архитектурно-строительного контроля по ВКО;

управление земельных отношений;

управление энергетики и коммунального хозяйства;

управление строительства;

управление архитектуры и градостроительства;

управление координации занятости и социальных программ;

управление природных ресурсов и регулирования природопользования;

управление здравоохранения;

департамент внутренних дел.

отвечает за аутентичность текстов проектов нормативных правовых актов акимата и акима области на государственном и русском языках, визирует их соответствие на листе согласования документа;

оказывает практическую и теоретическую помощь специалистам аппарата акима области, исполнительных органов, финансируемых из областного бюджета по ведению делопроизводства на государственном языке, расширению сферы употребления терминов, утвержденных государственной терминологической комиссией при Правительстве Республики Казахстан. Оказывает консультативную помощь работникам аппарата акима области в переводе документов;

ведет анализ и учет поступающих на редакционную экспертизу документов из исполнительных органов, финансируемых из областного бюджета;

организует работу по повышению квалификации специалистов структурных подразделений, занимающихся ведением делопроизводства на государственном языке.

Взаимозаменяемость – Камалов А.А.


^ Главный специалист Камалов А.А.

участвует в составлении плана работы отдела, готовит отчеты о работе;

осуществляет перевод служебных документов на государственном и русском языках, подготовленных аппаратом акима области;

осуществляет редакционную экспертизу проектов нормативных правовых актов акимата и акима области, подготовленных аппаратом акима области, исполнительными органами:

управление финансов;

управление экономики и бюджетного планирования;

управление внуренней политики;

управление по развитию языков;

управление образования;

управление по мобилизационной подготовке, гражданской обороне, предупреждению и ликвидации аварий и стихийных бедствий;

управление сельского хозяйства;

управление пассажирского транспорта и автомобильных дорог;

управление культуры;

управление предпринимательства и промышленности;

управление туризма, физической культуры и спорта;

отвечает за аутентичность текстов проектов нормативных правовых актов акимата и акима области на государственном и русском языках, визирует их соответствие на листе согласования документа;

оказывает практическую и теоретическую помощь специалистам исполнительных органов, финансируемых из областного бюджета по ведению делопроизводства на государственном языке, расширению сферы употребления терминов, утвержденных государственной терминологической комиссией при Правительстве Республики Казахстан. Оказывает консультативную помощь работникам аппарата акима области в переводе документов;

ведет анализ и учет поступающих на редакционную экспертизу документов из исполнительных органов, финансируемых из областного бюджета;

организует работу по повышению квалификации специалистов структурных подразделений, занимающихся ведением делопроизводства на государственном языке.

Взаимозаменяемость – Закирьянова А.К.


Заведующая отделом документационного

обеспечения аппарата акима

Восточно-Казахстанской области А. Серикбаева




Похожие:

Н. Шерубаев 2011 года iconШерубаев А. С

Н. Шерубаев 2011 года icon2011-2015 жылдарға арналған «Өскемен қаласының тұрғын үй коммуналдық шаруашылығы, жолаушылар көлігі және автомобиль жолдары бөлімі» мм стратегиялық жоспары
Келісілді: «ШҚО энергетика және коммуналдық шаруашылық басқармасы» мм а. С. Шерубаев «ШҚО жолаушы көлігі және
Н. Шерубаев 2011 года iconО корректировке базовых ставок земельного налога
Решение Лисаковского городского маслихата от 1 апреля 2011 года №418. Зарегистрировано управлением юстиции города Лисаковска 6 апреля...
Н. Шерубаев 2011 года iconПротокол №1 вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе по государственным закупкам «Реконструкция тепловых сетей района Мелькомбината в г. Семей вко»
...
Н. Шерубаев 2011 года iconПостановление акимата Кокпектинского района №956 от 14 марта 2011 года Зарегистрировано в Департаменте юстиции вко №5-15-82 от 16 марта 2011 года Об определении
Республике Казахстан», решением Восточно-Казахстанской областной территориальной избирательной комиссии от 25 января 2011 года №1...
Н. Шерубаев 2011 года iconН. Шерубаев 2011 г. Положение о службе внутреннего контроля и анализа аппарата акима Восточно-Казахстанской области
Служба внутреннего контроля и анализа аппарата акима области (далее Служба) является структурным подразделением аппарата акима Восточно-Казахстанской...
Н. Шерубаев 2011 года iconПостановление От 11 октября 2011 года №37/5 от 11 октября 2011 года №13487/1 о переименовании улицы в соответствии с подпунктами 4 и 5 статьи 13 Закона Республики еспубликиРеспублики
Решение постановление от 11 октября 2011 года №37/5 от 11 октября 2011 года №13487/1
Н. Шерубаев 2011 года iconОтчет испытательной пожарной лаборатории ргп «сниц пб и го» за IV квартал 2011 г
В I квартале 2011 года проведено испытаний по результатам, которых зарегистрировано 153 протокола, во II квартале 2011 года зарегистрировано...
Н. Шерубаев 2011 года iconПриложение к постановлению Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года №61/105
Высшие органы республиканских или местных общественных объединений, их структурных подразделений и граждане – путем самовыдвижения....
Н. Шерубаев 2011 года iconИнформация о реализации Стратегии региональной занятости и социальных программ за 1 месяц 2011 года
Уровень зарегистрированной безработицы на 1 февраля 2011 года составил 0,4 (на 1 февраля 2010 года – 0,6 %). На 1 февраля 2011 года...
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©kzgov.docdat.com 2000-2014
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы

Разработка сайта — Веб студия Адаманов