Методические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов icon

Методические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов



НазваниеМетодические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов
страница1/2
Е.В.Костина
Дата конвертации06.10.2012
Размер383.25 Kb.
ТипМетодические рекомендации
источник
  1   2

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

ВОСТОЧНО-КАЗАХСТАНСКОЙ ОБЛАСТИ


МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

РАЙОННЫХ И ПРИРАВНЕННЫХ К НИМ СУДОВ


Исполнитель

архивист высшего уровня

квалификации 1 категории Е.В.Костина


ОДОБРЕНО


Протоколом ЭПК

Управления архивов

и документации ВКО

«___»_______2007г. №___


г. Усть-Каменогорск

2006г.

ВВЕДЕНИЕ



Данное методическое пособие разработано с целью оказания методической помощи работникам архивных служб районных и приравненных к ним судов в научно-технической обработке управленческой и специфической документации постоянного хранения, отнесенной к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан (НАФ РК) и документов по личному составу.

В пособии изложены основные методические и организационные положения, определены задачи и комплексы работ, которые должны осуществляться исполнителями при упорядочении документов, образующихся в деятельности районных и приравненных к ним судов (далее – суды).


  1. ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-
^

МЕТОДИЧЕСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ



Для организации и проведения работы по упорядочиванию документов в судах создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается председателем суда. В комиссию включается не менее пяти человек. Председателем ЭК назначается один из судей. В состав ЭК в обязательном порядке входят сотрудники делопроизводственной службы и ведомственного архива.

Работу по отбору документов на постоянное хранение следует начинать с изучения утвержденной номенклатуры дел, организационно-распорядительной документации, а также описей дел и исторической справки (если данная научно-техническая обработка является последующей). Эксперты должны быть хорошо осведомлены о работе суда, его задачах, функциях, круге вопросов, подлежащих его компетенции, связях с другими организациями. Все эти сведения необходимы для определения основных направлений деятельности суда. Также следует изучить структуру суда, все его реорганизации, постановку делопроизводства. Данного рода сведения помогут определить при экспертизе характер документации, ее ценность, наметить документы постоянного и временного сроков хранения, установить в каких структурных частях откладываются документы, освещающие основные вопросы деятельности, а в каких документы второстепенного значения.

Руководством при отборе документов постоянного срока хранения на государственное хранение являются: отраслевой (ведомственный) перечень документов с указанием сроков хранения, типовой перечень документов, образующихся в деятельности государственных организаций, с указанием сроков хранения, номенклатура дел суда.


^ 2. НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ


Научно-техническая обработка документов – это комплекс работ по приведению в порядок завершенных делопроизводством дел постоянного, временного сроков хранения и документов по личному составу. Процесс научно-технической обработки документов включает в себя следующие виды работ:

  • экспертиза ценности документов, составление акта о выделении к уничтожению дел (нарядов), не подлежащих хранению;

  • формирование документов в дела (наряды);

  • составление заголовков, выявление и проставление крайних дат документов;

  • подшивка дел (нарядов), нумерация листов, оформление заверительных надписей и внутренних описей;

  • оформление обложек;

  • систематизация дел (нарядов);

  • составление описей дел (нарядов) постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, описи уголовных, гражданских дел и дел по административным правонарушениям;

  • составление описи дел по личному составу;

  • шифровка дел;

  • составление титульного листа и предисловия к описям дел (нарядов) постоянного и долговременного хранения;

  • составление титульного листа и предисловия к описям дел по личному составу.


^ 3.ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ


Отбор документов на хранение в государственные архивы производится на основе экспертизы ценности документов с использованием ведомственного и типового перечней документов, с указанием сроков хранения.

Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения научного, социального, культурного и практического значения документов и отбора их на государственное хранение. В ходе экспертизы ценности отбираются документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан (НАФ РК), документы по личному составу и документы временного хранения для дальнейшего выделения их к уничтожению.

При экспертизе ценности должен проводиться полистный просмотр каждого дела (наряда). Вторые экземпляры, черновики, неоформленные копии документов подлежат изъятию из дел (нарядов). Определение ценности документов по заголовкам на обложках дел (нарядов) не допускается, так как заголовок может не соответствовать физическому содержанию дела (наряда).

Дела с отметкой ЭПК также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выявления из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Отметка ЭПК означает, что в деле (наряде) могут быть документы, имеющие политическое, научное, социальное, культурное или историческое значение. Дела (наряды) с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам (нарядам) и оформляются в самостоятельные дела (наряды).

Сроки хранения дел (нарядов), содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному или типовому перечням.

На постоянное хранение, в первую очередь, отбираются подлинники документов, содержание которых наиболее полно характеризует основную деятельность суда, копии при наличии подлинников могут быть уничтожены. К документам, характеризующим основную деятельность районных и приравненных к ним судов, относятся: приказы; распоряжения, решения о реорганизации, переименовании, ликвидации, передислокации; отчеты, докладные записки, справки о деятельности суда; статистические отчеты о работе суда по рассмотрению уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях; документы проверок работы суда; документы по проверкам выполнения постановлений коллегий, пленарных заседаний Верховного Суда Республики Казахстан, областных и приравненных к ним судов, распоряжений Председателя Верховного суда, областных судов, приказов Комитета и администраторов судов; обзоры, обобщения судебной практики; подборки публикаций в средствах массовой информации; согласованные с соответствующим государственным архивным учреждением номенклатуры дел; изъятые подлинники решений и последующие определения и постановления по гражданским делам вышестоящих судов; изъятые подлинники приговоров и последующие определения и постановления по уголовным делам вышестоящих судов; изъятые подлинники постановлений по делам об административных правонарушениях и последующие определения вышестоящих судов; картотеки уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и алфавитные указатели к ним.

При отсутствии в фонде подлинников копии, как документы, воспроизводящие утраченные оригиналы, должны быть оставлены на постоянное хранение.

При наличии дублетных документов необходимо иметь в виду следующее: документы, как правило, оставляются на хранение в тех структурных подразделениях, в которых они образовались или деятельность которых они отражают; документы, присланные для сведения в другие структурные подразделения, выделяются к уничтожению.

При экспертизе ценности отчетов на постоянное хранение оставляются, как правило, годовые отчеты, квартальные и месячные уничтожаются. В случае отсутствия годовых отчетов на хранение оставляются квартальные и уничтожаются только месячные.

Если в процессе проведения экспертизы обнаруживается недостача документов, отражающих основную деятельность суда, следует принять меры к розыску этих документов. Если розыск не дал положительных результатов, следует поставить перед руководством организации вопрос о восполнении или восстановлении утраченных документов в вышестоящих органах.


^ 4. ОТБОР ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЕ

ИХ НА УНИЧТОЖЕНИЕ


По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не подлежащих хранению.

Отбор дел (нарядов) к выделению на уничтожение осуществляется на основании: ведомственного перечня документов, с указанием сроков хранения; номенклатуры дел; приемо-сдаточных описей; описей дел с организационно-распорядительной документацией; описей уголовных, гражданских дел и дел по административным правонарушениям.

Результаты отбора дел (нарядов) к уничтожению оформляются актами, которые составляются по установленной форме (Приложение 1) в двух экземплярах.

Отбор уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях, а также материалов, связанных с исполнением приговора, о снятии судимости к уничтожению первоначально производится по учетно-статистическим карточкам (в правом верхнем углу каждой карточки должен быть проставлен конечный год хранения дела), а затем подбираются дела, по которым истекли установленные сроки хранения.

Из отобранных к уничтожению уголовных и гражданских дел оставляются на постоянное хранение подлинники приговоров, решений, постановлений, а также последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются определения о прекращении дела.

На подлинниках приговоров, решений, постановлений, а также последующих определений и постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты.

При составлении акта о выделении к уничтожению уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях, а также материалов, связанных с исполнением приговора, должны соблюдаться следующие правила:

  1. дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке возрастания регистрационных номеров;

  2. в графе 2 «Заголовки дел или групповой заголовок дел» указывается номер дела, фамилия и инициалы осужденного, статья Уголовного кодекса Республики Казахстан, фамилия и инициалы ответчика и истца, сущность иска, фамилия и инициалы правонарушителя;

  3. в графе 3 «Дата или крайние даты дел» проставляется год рассмотрения дела;

  4. в конце акта в обязательном порядке проставляется отметка о том, что из дел изъяты подлинные приговоры, решения, постановления, а также последующие определения и постановления вышестоящих судов.

В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием даты составления акта.

Одновременно с уголовными и гражданскими делами к уничтожению отбираются дела (наряды) с организационно-распорядительной документацией, а также дела, связанные с исполнением приговора, о снятии судимости, исполнительные производства, регистрационные книги, журналы, картотеки, по которым истекли сроки хранения.

Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом. Каждая группа документов включается в акт под заголовком согласно статье Перечня с указанием номеров (индексов) уничтожаемых нарядов, дел, производств.

В графе 2 «Заголовки дел или групповой заголовок дел» должны быть проставлены заголовки дел (нарядов), регистрационных книг и журналов в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел.

В графе 3 «Дата или крайние даты дел» для дел (нарядов), регистрационных книг и журналов проставляют годы заведения и завершения делопроизводством, для исполнительных и других производств – год заведения их в делопроизводстве; для судебных дел – год их рассмотрения.

Из судебных дел, подлежащих выделению к уничтожению, изымаются для дальнейшего хранения подлинные личные документы граждан и помещаются в отдельное дело (наряд), содержащее внутреннюю опись документов. В опись вносится: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в ведомственном архиве суда 50 лет, трудовая книжка – в течение 10 лет после достижения гражданином установленного общего пенсионного возраста.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются и одобряются экспертной комиссией суда одновременно с описями дел (нарядов) постоянного хранения и описями дел по личному составу. Одобренные акты передаются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего государственного архивного учреждения одновременно с описями дел (нарядов) постоянного хранения и по личному составу. Только после согласования акта с архивным учреждением суд имеет право уничтожить дела, включенные в акты. Уничтожение судебных дел, дел (нарядов) с организационно-распорядительной документацией производится путем сжигания. Использование отобранных к уничтожению дел, нарядов для хозяйственных нужд либо сдача в организации вторичной переработки сырья категорически запрещается.


^ 5. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ (НАРЯДОВ)


Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дел (нарядов) с организационно-распорядительной документацией необходимо соблюдать следующие основные требования:

  • помещать в дело (наряд) только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

  • помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

  • группировать в дело (наряд) документы одного календарного года, за исключением переходящих на следующий год;

  • раздельно формировать в дела (наряды) документы постоянного и временного хранения;

  • совместно группировать в дело (наряд) версии документа на государственном, русском и иных языках;

  • не подшивать в дела (наряды) документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики документов;

  • не превышать объем дела (наряда) свыше 250 листов при толщине не более 4 сантиметров, в случае превышения указанных параметров дело (наряд) разделяют на тома, части;

  • располагать документы внутри дела (наряда) в соответствии с последовательностью освещения вопроса (в хронологическом порядке, по решаемым проблемам) или в начале дела (наряда) помещать инициативный документ, затем – ответный, далее – иные документы, освещающие ход решения вопроса;

  • распорядительные документы и приложения к ним формировать в одно дело;

  • приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и приказы по командировкам работников формировать в отдельные дела;

  • отчеты формировать в соответствующие дела того года, за который они составлены, не зависимо от даты их составления;

  • документы личных дел работников располагать в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением;

  • лицевые счета по заработной плате формировать в отдельные дела и располагать в алфавитном порядке фамилий работников;

  • индивидуальные трудовые договоры формировать в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников;

  • списки физических лиц и платежные поручения на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формировать в одно дело.

Уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях оформляются сразу после их рассмотрения до передачи в ведомственный архив суда. В судебных делах должны быть подшиты и пронумерованы все приобщенные к делу документы, заполнены внутренние описи и заверительные надписи. Документы в судебных делах подшиваются в следующем хронологическом порядке: сначала судебные акты и переписка, предшествовавшие судебному разбирательству, затем документы, приобщенные к делу в ходе судебного разбирательства в порядке их поступления, протокол судебного заседания и судебные акты (приговор, решение, определение либо постановление суда). После нумерации листов дела составляется опись находящихся в деле материалов, а по уголовным делам продолжается опись, составленная органами предварительного расследования.

Оформление исполнительных производств осуществляется также до передачи в ведомственный архив суда. Судебный исполнитель должен подшить и пронумеровать все документы, заполнить заверительную надпись и внутреннюю опись.

Изъятые подлинники приговоров из отобранных к уничтожению уголовных дел, сроки хранения которых истекли, и последующие определения и постановления вышестоящих судов по уголовным делам формируются в дела (наряды) отдельно от изъятых подлинников решений из отобранных к уничтожению гражданских дел и последующих определений и постановлений вышестоящих судов по гражданским делам. Отдельно формируются в дела (наряды) изъятые постановления по делам об административных правонарушениях и последующие определения вышестоящих судов. Изъятые приговоры, решения и постановления формируются в наряды в порядке увеличения регистрационных номеров дел.

В районных и приравненных к ним судах в каждый том наряда следует помещать документы, изъятые не более чем по 25 уголовным или 50 гражданским делам и делам об административных правонарушениях.


^ 6. СОСТАВЛЕНИЕ ЗАГОЛОВКОВ, ВЫЯВЛЕНИЕ И

ПРОСТАВЛЕНИЕ КРАЙНИХ ДАТ ДОКУМЕНТОВ


Заголовок дела (наряда) кратко, в обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документов дела (наряда).

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «руководящие документы», «входящие документы», «исходящие документы»).

Виды документов, содержащиеся в наряде (приказы, протоколы, отчеты, акты) следует указывать в начале заголовка.

Например: Приказы по основной деятельности.

В заголовках, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела (наряда) употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов.

Например: Документы по работе с СМИ (обзоры, подборки публикаций, доклады)

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы приложения к какому-либо документу.

Например: Документы к протоколам заседаний дисциплинарного совета (докладные записки, справки, отчеты)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

Например: Переписка с Восточно-Казахстанским областным судом по вопросам повышения квалификации кадров

Если переписка ведется с однородными корреспондентами по одному и тому же вопросу, то их конкретные названия в заголовке дела (наряда) не указываются, а дается их общее название.

Например: Переписка с райсудами о проведении научно-практической конференции

В заголовке дела (наряда) указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: Переписка с Прокуратурой Восточно-Казахстанской области по судебным делам

При необходимости в заголовках дел (нарядов) дается указание на копийность.

Например: Приказы Восточно-Казахстанского областного суда по личному составу. Копии

В заголовках дел (нарядов), содержащих отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), за который отчеты составлены.

Например: Квартальные отчеты о работе суда за 2005 год

Если в дело (наряд) формируются документы статистической отчетности по определенным формам, то в наименовании дела (наряда) указывается название формы, ее номер или условное обозначение. Номер формы указывается в скобках, как дополнение к заголовку, а не как основной элемент.

Например: Годовые статистические отчеты о работе суда первой инстанции по рассмотрению уголовных и гражданских дел, о рассмотрении материалов об административной ответственности (Ф.Ф. 1, 1а, 2) за 2004 год

В заголовках уголовных дел должны быть указаны: фамилия, имя, отчество осужденного, полное наименование соответствующей статьи Уголовного Кодекса Республики Казахстан, по которой лицо осуждено.

Например: Уголовное дело по обвинению Герасимова Максима Максимовича по статье 73 ч. П УК РК (подделка монет)

В заголовках гражданских дел и дел об административных правонарушениях должны быть указаны фамилия, имя, отчество ответчика и истца, сущность иска, фамилия, имя, отчество правонарушителя.

Например: Гражданское дело по иску Стриженовой Ирины Николаевны к Стриженову Юрию Петровичу о расторжении брака и взыскании алиментов

На обложке дела (наряда) обязательно указываются крайние даты документов, то есть год (годы) заведения и завершения делопроизводством. Указание крайних дат обеспечивает возможность розыска документов за нужный период, помогает систематизации их по хронологическому признаку.

Дата дела может не указываться на обложках дел (нарядов), содержащих планово-отчетную документацию, так как их даты отражаются в заголовках.

Например: Бухгалтерский отчет за 2000 год

Датой дел, содержащих распорядительную (приказы, распоряжения) и иную документацию (переписка, справки, информации), являются точные календарные даты документов дела (наряда), то есть даты составления самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (наряд).

Например: Приказы по административно-хозяйственной деятельности

5 января-

29 декабря 2003г.;

Переписка с Восточно-Казахстанским областным судом по вопросам основной деятельности 6 января -

20 декабря 2002г.

Датой дела (наряда), содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протокола, включенных в дело (наряд).

Например: Протоколы заседаний экспертной комиссии

19 января-

25 ноября 2001г

В делах (нарядах), содержащих один документ (протокол, приказ, положение) дату можно указать в заголовке.

Например: Протокол заседания аттестационной комиссии от 16 марта 2004 г.

Если дело (наряд) состоит из нескольких томов, частей, то на обложке следует указывать даты начала и окончания каждого тома, части.

Датой уголовных и гражданских дел являются число, месяц и год вынесения приговора или решения.

Например: Гражданское дело по иску Скворцова Петра Леонидовича к ТОО «Изумруд» о возмещении вреда, причиненного здоровью

2 октября 2000г.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то даты или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки.

Например:не ранее 15 мая 2005 г.; 7 апреля 1999г.

^ 7. ПОДШИВКА ДЕЛ (НАРЯДОВ), НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ,

ОФОРМЛЕНИЕ ЗАВЕРИТЕЛЬНЫХ НАДПИСЕЙ

И ВНУТРЕННИХ ОПИСЕЙ


Документы, прошедшие экспертизу ценности, сформированные согласно предъявляемым требованиям, подшиваются в дела суровыми прочными нитками на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций. При подготовке дел (нарядов) к подшивке металлические скрепки, булавки, скобы удаляются. Для прочности подшивки дела (наряда) используется картонная планка шириной 13-15 мм. Если дело (наряд) представляет собой книгу или журнал, где документы сброшюрованы из листов бумаги формата А3, А4, А5, сложенных пополам, то такая книга или журнал подшиваются внутри дела (наряда), проколы делаются через середину (Приложение 2).

Если текст документа слишком близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле (наряде) все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов черным графитным карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещаются.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел (нарядов), состоящих из нескольких томов, частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно самостоятельной нумерацией.

Нестандартные листы, сложенные вдвое, при нумерации разворачиваются для того, чтобы номер листа был проставлен в правом верхнем углу лицевой стороны документа.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, переводы, табуляграммы по заработной плате), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело (наряд) документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле (наряде).

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов на стадии подготовки их к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с соответствующим государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Для учета количества листов в деле (наряде) и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись (Приложение 3).

Заверительная надпись в деле (наряде) составляется на отдельном листе листе-заверителе. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда) или чистый оборот последнего листа документа. В книгах учета и регистрации документов заверительная надпись составляется на оборотной стороне чистого последнего листа, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (наряда) (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт с указанием его наименования, даты и регистрационного номера.

Для учета документов определенных категорий дел (нарядов) постоянного и временного хранения (личные дела, уголовные, гражданские дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дела (наряда).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 4).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело (наряд) документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

При изменении состава документов дела (наряда) (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.


^ 8. ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖЕК

При оформлении обложки дела (наряда) постоянного, временного хранения и по личному составу (Приложение 5) указываются следующие необходимые реквизиты:

  • официальное наименование суда и его непосредственная подчиненность;

  • наименование населенного пункта, района и области дислокации суда;

  • наименование структурного подразделения;

  • заголовок дела (наряда);

  • дата дела (наряда);

  • количество листов в деле (наряде);

  • срок хранения дела (наряда);

  • индекс по номенклатуре дел;

  • архивный шифр дела (наряда).

На верхнем поле обложек дел (нарядов) постоянного хранения в обязательном порядке предусматривается место для внесения официального наименования государственного архива, в который они в установленные сроки будут переданы.

Если название суда менялось в течение периода, когда дело (наряд) находилось в делопроизводстве, то указывается последнее наименование суда.


^ 9. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДЕЛ (НАРЯДОВ), СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ

ДЕЛ (НАРЯДОВ) ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ И

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, ШИФРОВКА ДЕЛ (НАРЯДОВ)

После упорядочивания документов, дела (наряды) систематизируются согласно выбранной схеме. Схема систематизации документов является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда. Наиболее распространенными схемами систематизации, применяемыми при упорядочении документов районных и приравненных к ним судов, являются: хронологическая, хронологически-структурная, хронологически-номинальная схемы.

Согласно хронологической схеме систематизации документы в описи располагаются по времени их создания, то есть годам заведения в делопроизводстве.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется при систематизации дел (нарядов) в фондах организаций с четко выраженной структурой. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (по годам, периодам, к которым относятся документы), а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям учреждения, которые существовали за данный период. Внутри года и структурного подразделения дела (наряды) систематизируются по номинальному признаку, то есть по степени важности в соответствии со схемой (Приложение 6).

Согласно хронологически-номинальной схеме систематизации дела (наряды) группируются сначала по времени их создания (по году заведения в делопроизводстве), а в каждом годовом разделе описи по степени важности.

Просистематизированные дела (наряды) вносятся в опись, которая составляется по установленной форме (Приложение 7). Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков дел (нарядов) с порядковой нумерацией. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел (нарядов).

Если в опись вносятся документы за несколько лет, то дела в описи разбиваются по годам и опись состоит из годовых разделов.

Отдельные описи составляются:

  • на дела (наряды) с организационно-распорядительной документацией постоянного хранения;

  • на документы по личному составу;

  • на уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях;

  • на дела (наряды) с организационно-распорядительной документацией временного (свыше 10 лет) хранения.

В районных и приравненных к ним судах порядок расположения дел (нарядов) с организационно-распорядительной документацией в описях дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения определяется хронологически-номинальным признаком. Как правило, вышеперечисленные документы вносятся в опись в порядке расположения их в номенклатуре дел.

Уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях располагаются в годовом разделе описи в алфавитном порядке фамилий подсудимых и ответчиков (истцов).

Самостоятельные описи составляются на следующие документы по личному составу (75 летнего срока хранения): приказы (распоряжения) по личному составу и индивидуальные трудовые договоры; лицевые счета по заработной плате работников; платежные поручения и списки работников на перечисление обязательных пенсионных взносов в Накопительные пенсионные фонды; списки личного состава; личные карточки уволенных работников (вносятся в опись по году увольнения работника); личные дела (вносятся в опись по году увольнения работника, на которого заведено дело, и систематизируются по алфавиту); невостребованные трудовые книжки (описываются в алфавитном порядке по фамилиям); акты о несчастных случаях.

При составлении описательной части годового раздела описи дел (нарядов) необходимо руководствоваться следующими правилами:

  • каждое дело (наряд) вносится в опись под отдельным порядковым номером;

  • если дело (наряд) состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится под самостоятельным порядковым номером;

  • в последующем годовом разделе описи дел (нарядов) продолжают нумерацию дел (нарядов), томов или частей предыдущего годового раздела описи;

  • дела (наряды) относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором они поступили в суд из другой организации;

  • планы, отчеты, сметы относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;

  • дела (наряды), начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

  • заголовки дел (нарядов), содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по дате заведения дел (нарядов);

  • при заполнении графы «Индекс дела (тома, части)» для уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях указываются их регистрационные номера, а для дел (нарядов) с организационно-распорядительной документацией и по личному составу – индексы по номенклатуре дел;

  • графа «Заголовок дела (тома, части)» заполняется на основании записи, проставленной на обложке дела (наряда), заголовок с обложки переносится без изменений и сокращений;

  • в графе «Дата дела (тома, части)» для судебных дел указывается число, месяц и год вынесения приговора, решения или постановления, для дел (нарядов) с организационно-распорядительной документацией указываются крайние даты дела (наряда).

Опись дел завершается по достижению количества включенных заголовков 9999 (девяти тысяч девятисот девяносто девяти). Последующей описи дел присваивается очередной порядковый номер.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствующую опись под литерными номерами. При количестве свыше 10 обнаруженных дел составляется дополнительная опись с самостоятельной нумерацией их заголовков.

При оформлении описи на первом листе перед описательной частью сначала указывается название вышестоящего органа (подчиненность), затем название суда и за какие годы составлена опись. Название суда дается по последнему его наименованию за период научно-технической обработки документов.

Раздел описи завершается итоговой записью, в которой указываются: количество и крайние порядковые номера включенных в опись дел (нарядов), а также литерные и пропущенные номера.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу печатаются в четырех экземплярах. Один экземпляр после утверждения (согласования) остается в соответствующем государственном архиве в качестве контрольного документа, три экземпляра возвращаются в суд.

Просистематизированные и включенные в опись дела (наряды) шифруются простым карандашом, при этом на обложках дел в фондовых штампах проставляются номер описи и дела (наряда). Номер фонда присваивается и проставляется при поступлении дел (нарядов) на государственное хранение. Шифровка светостойкими чернилами производится после утверждения описи ЭПК соответствующего государственного архивного учреждения.


^ 10. СОСТАВЛЕНИЕ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА И ПРЕДИСЛОВИЯ

К ОПИСЯМ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ


Обязательным элементом оформления описей является титульный лист (Приложение 8). На титульном листе проставляются официальное наименование государственного архива, в который после установленного срока ведомственного хранения будут переданы документы на постоянное государственное хранение; номер фонда; название и изменения в названии суда и его вышестоящего органа; номер и название описи дел (нарядов); крайние даты включенных заголовков дел (нарядов), место и год составления описи.

В титульном листе перед каждым названием суда проставляются начальная и конечная даты существования суда под данным названием.

К описи составляется предисловие. Предисловие обязательный элемент научно-справочного аппарата к документам фонда, содержащий сведения по истории фондообразователя, его документального и архивного фондов, а также краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Предисловие к описям дел постоянного хранения составляется отдельно от предисловия к описям дел по личному составу.

Предисловие состоит из 3 разделов:

  • истории суда;

  • истории фонда;

  • характеристики документов фонда.

При описании истории суда необходимо указать следующие сведения:

  • название и подчиненность суда, а также все изменения в названии и подчиненности суда с указанием их дат и основных причин;

  • дата и причина возникновения суда и его местонахождение;

  • компетенция и функции суда, даты и основные причины последующих их изменений;

  • структура суда и все изменения в структуре с указанием дат и основных причин их вызвавших;

  • дата и причины реорганизации или ликвидации суда.

На основании правовых актов указывается точное полное и официально принятое сокращенное название суда. В случае отсутствия правовых актов эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в предисловии. При наличии нескольких правовых актов разных органов в предисловии указываются обе даты. Если в тексте правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации суда, не совпадающую с датой правового акта, то оговариваются обе даты, но за основу берется фактическая дата образования, реорганизации или ликвидации суда. То есть необходимо различать время возникновения суда согласно законодательному акту и действительное начало его деятельности и оговорить это в предисловии.

Структура суда дается на момент его возникновения со всеми основными изменениями, произошедшими за период его существования.

Все изменения в наименовании, подчиненности, структуре, функциях суда оговариваются в предисловии с обязательным указанием сносок на нормативные правовые акты, на основании которых произошли данные изменения. Если при составлении предисловия были использованы документы учреждений, фонды которых хранятся в государственных архивах, сноски даются на эти фонды.

В сносках к документам фондов архива, филиала указывается: название архива, номер фонда, номер описи, номер дела и листы дела. Если документы находятся на ведомственном хранении, вместо названия государственного архива приводится название архива суда.

Сведения по истории суда излагаются в предисловии в хронологической последовательности.

История фонда должна содержать сведения о:

  • количестве дел (нарядов) в фонде;

  • крайних датах документов фонда;

  • дате поступления фонда (его частей) в государственный архив;

  • особенностях формирования документов;

  • проведенных в ведомственном архиве работах по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и датах их осуществления.

Характеристика документов фонда отражает сведения о:

  • основном составе документов и их полноте;

  • наличии в фонде документов, выходящих за хронологические границы фонда;

  • степени сохранности и физическом состоянии документов;

  • научно-справочном аппарате к фонду;

  • наличии документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов с указанием их названий и номеров;

  • использование документов фонда (в каких целях).

Характеристика документов фонда должна кратко раскрывать состав и содержание документов фонда, показывать их научно-историческое и практическое значение. Также в ней должны содержаться сведения о схеме систематизации документов, видах и разновидностях документах (организационно-распорядительные, учетно-статистические), специфике и сохранности документов фонда.

В случае неполноты документов указываются причины отсутствия (утраты) в фонде документов, какие основные категории документов и за какие годы отсутствуют, излагаются результаты их розыска.

Если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда.

Предисловие должно иметь заголовок с указанием названия фонда. Название фонда состоит из последнего официального названия суда за период научно-технической обработки.

Предисловие подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления.


Приложение 1


Официальное наименование УТВЕРЖДАЮ

вышестоящего органа

Наименование должности

Официальное наименование руководителя суда

суда __________ расшифровка

(личная подпись) подписи

дата


АКТ №___

Место составления


О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению


На основании ________________________________________________________________

(наименование, место и год издания перечня документов с указанием сроков

____________________________________________________________________________________________

их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда____________________________________

(наименование архивного фонда)




п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

^ Индекс дела (тома, части)

Кол-во дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и №№ статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7












































Всего к уничтожению отобрано ____ дел (цифрами и прописью) за ________ годы.


Из отобранных к уничтожению дел изъяты подлинные приговоры, решения, постановления, а также последующие определения и постановления вышестоящих судов.

Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _______________________________________________________

(официальное наименование государственного архивного учреждения)

протокол от «___»_______года №___.


Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов _____________ расшифровка подписи

(личная подпись)


^ СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО

Протоколом ЭПК Протоколом ЭК

Управления архивов суда

и документации ВКО от «__»______2006г.

от «__»_______2006г. №_____

№______

  1   2



Похожие:

Методические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов iconМетодические рекомендации по отбору, экспертизе ценности, научно-технической обработке и составлению нса к научно-технической документации
Цга нтд рк центральный государственный архив научно-технической документации Республики Казахстан
Методические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов iconСтандарт государственной услуги «Прием документов на проведение государственной научно-технической экспертизы» Общие положения Государственная услуга «Прием документов на проведение государственной научно-технической экспертизы»
«Национальный центр государственной научно-технической экспертизы» (далее – уполномоченный орган), адрес: город Астана, улица Иманова,...
Методические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов iconМетодические рекомендации по проведению мониторинга промышленной безопасности; 2 Методические рекомендации по зачистке резервуаров от остатков нефтепродуктов
В соответствии с приказом Министра по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан «О порядке утверждения нормативных актов и согласования...
Методические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов iconМетодические рекомендации по проведению экспертизы промышленной безопасности на объектах газоснабжения; 3 Методические рекомендации по эксплуатации установок очистки газа
В соответствии с приказом Министра по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан «О порядке утверждения нормативных актов и согласования...
Методические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов iconМетодические рекомендации по системе аэрогазового контроля в шахтах; 2 Методические рекомендации по проведению экспертизы промышленной безопасности вентиляторных установок главного проветривания
В соответствии с приказом Министра по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан «О порядке утверждения нормативных актов и согласования...
Методические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов iconМетодические рекомендации по проведению ультразвукового контроля крепежа энергооборудования Страница 1
Методические рекомендации по проведению ультразвукового контроля крепежа энергооборудования
Методические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов iconМетодические рекомендации по оценке индивидуального пожарного риска общественных зданий
Одобрено Научно-техническим советом мчс рк: Протокол заседания научно-технического совета мчс рк от 26 октября 2011 г. №12
Методические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов iconМетодические рекомендации по оценки пожарного риска производственных объектов алматы 2011
Одобрено Научно-техническим советом мчс рк: Протокол заседания научно-технического совета мчс рк от 26 октября 2011 г. №12
Методические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов iconПлан мероприятий по реализации Послания Президента Республики Казахстан Н. А. Назарбаева
Охватывает районы Восточно-Казахстанской области, проведен семинар по вопросам научно-технической обработки документов и особенностях...
Методические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов районных и приравненных к ним судов iconСтандарт государственной услуги «Прием документов на проведение государственной научно-технической экспертизы»
«Национальный центр государственной научно-технической экспертизы» (далее – уполномоченный орган), адрес: город Астана, улица Иманова,...
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©kzgov.docdat.com 2000-2014
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы

Разработка сайта — Веб студия Адаманов